Academias

El módulo de Academias sirve para dar de alta y configurar cada sede del centro: sus datos de contacto y fiscales, su marca, su correo saliente, qué funcionalidades tiene encendidas y sus automatismos. Una academia es la unidad central de Isiscampus: aulas, grupos, tarifas, recibos y horarios pertenecen a una de ellas.

También se conoce como: sedes, centros, sucursales, academia, ficha de la academia.

Dónde está el módulo de Academias

Empresa › Academias

Quién puede usar el módulo de Academias

• Administrador de la cuenta: ve todas las sedes, las configura, puede pedir el alta de una nueva y la baja de una existente.
• Empleados: solo los que tengan concedido el módulo «Academias» en su perfil. Los perfiles Coordinador y Recepcionista no lo traen; el de Gerente sí, pero solo sobre las sedes que se le hayan asignado, y no puede dar de alta ni de baja ninguna sede.
• Profesores: no lo ven. Solo entran si se les da un perfil de empleado que incluya el módulo «Academias».
• Alumnos y tutores: no lo ven, ni desde su portal.

Las pestañas de la ficha de una academia

Al abrir una sede con «Editar» aparecen, en este orden: Información —donde viven las pestañas de formulario General, Marca, Datos fiscales, Datos bancarios, Correo electrónico y Módulos—, Horario comercial, Aulas, Profesores, Grupos, Series de recibos, Precios (tarifas y bonos de horas), Pagos, Condiciones y Avanzado.

La fila de pestañas es desplazable: si no las ves todas, arrástrala hacia la izquierda.

Datos generales de una academia

Campo	Qué es	Obligatorio
Nombre	Cómo se llama la sede. Es lo que firma sus correos y lo que sale en el selector de sede.	Sí
Teléfono · Email	Datos de contacto de la sede.	No
Código postal	Al escribirlo, la Ciudad se rellena sola si se reconoce.	No
Ciudad · Dirección	Dirección de la sede.	No
Duración de clases (mins)	Cuánto dura una clase por defecto. Viene a 50, y admite de 15 a 180.	No
Preaviso mínimo de cancelación (horas)	Horas de antelación por debajo de las cuales una sesión cancelada no da derecho automático a recuperación. Viene a 24, y admite de 0 a 720. Ver Cancelación de sesiones.	No
Zona horaria	Viene en Europe/Madrid.	No
Moneda	Viene en euros.	No

El identificador corto de la dirección de una academia

El identificador corto que aparece en la dirección de la ficha no se pide en el formulario: se deriva del nombre al crear la sede. Renombrarla después no lo vuelve a generar, para no romper los enlaces que ya apunten a él.

Marca, datos fiscales y datos bancarios de una academia

Marca. El Logo y el Banner de la sede. Se recomienda un logotipo cuadrado de 400×400 píxeles (máximo 2 MB) y un banner apaisado de 1200×300 píxeles (máximo 4 MB). El logotipo es el que sale en la cabecera de sus correos: la maqueta reserva el hueco y el logotipo se resuelve en cada envío, así que cambiarlo cambia todos los correos sin tocar la maqueta. Una sede sin logotipo envía esa cabecera sin imagen.

Datos fiscales. Razón social, NIF / CIF, Dirección fiscal, Ciudad fiscal y CP fiscal. Son los que figuran en los recibos que emite la sede.

Datos bancarios. IBAN, BIC / SWIFT y Titular. Hacen falta para generar remesas de domiciliación SEPA. Se guardan cifrados.

Configurar el correo saliente de una academia

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → «Editar» → pestaña «Correo electrónico».

1. Elige el Tipo de autenticación: «Usar SMTP del sistema», «SMTP + STARTTLS — puerto 587 (recomendado)» o «SMTPS / SSL — puerto 465».
2. Rellena Servidor SMTP, Puerto, Usuario SMTP y Contraseña SMTP, que se guarda cifrada. El puerto se propone solo al elegir el tipo.
3. Si quieres, pon la Dirección del remitente y el Nombre del remitente.
4. Pulsa «Enviar correo de prueba», escribe una dirección en Enviar a y comprueba que llega.
5. Pulsa «Guardar».

Resultado: los correos de esa sede salen por su propio servidor. Sin nada configurado salen por el servidor del sistema, que es lo que hace el tipo «Usar SMTP del sistema».

También se dice: poner el correo de la academia, configurar el SMTP, correo corporativo.

Quién firma los correos de una academia

El nombre que ve quien recibe el correo es siempre el de la sede, tenga o no servidor propio. Con el correo del sistema el envío lo hace la plataforma —y la dirección de remite es la suya, porque es la única que su servidor acepta—, pero la firma que lee la familia es la de la sede: el mensaje sale firmado como «Nombre de la sede». Ese nombre no es solo el del remite: también aparece en la cabecera, el pie y la despedida del cuerpo.

El campo Nombre del remitente solo aparece al configurar un servidor propio y es opcional: si se rellena, sustituye al nombre de la sede en todo lo anterior; si se deja vacío, se firma con el nombre de la sede.

La cabecera, el pie y los textos de cada aviso se editan en Empresa › Plantillas de correo. Todo lo anterior lo decide la sede activa del selector de la cabecera: el servidor, la firma, el logotipo, la maqueta y los textos cambian juntos al cambiar de sede.

El correo por OAuth 2.0 de una academia

En el Tipo de autenticación hay dos opciones de OAuth 2.0, «Google Workspace / Gmail» y «Microsoft 365 / Exchange Online», con sus campos Client ID, Client Secret y Refresh Token.

Esas credenciales se guardan bien, pero el envío por esa vía todavía no está activo. El propio formulario lo avisa: «Las credenciales OAuth 2.0 se almacenan correctamente, pero el envío mediante este método aún no está activo. Mientras tanto, los correos se enviarán usando la configuración del sistema.»

Mientras tanto, usa un tipo SMTP —STARTTLS o SSL— si quieres que los correos salgan con el dominio de la sede. Con OAuth 2.0 elegido, el botón «Enviar correo de prueba» tampoco se ofrece.

Módulos de una academia

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → «Editar» → pestaña «Módulos».

Cada interruptor enciende o apaga una funcionalidad entera: con el módulo apagado, su entrada de menú, sus pantallas y sus acciones dejan de estar disponibles.

1. Marca o desmarca los interruptores que quieras.
2. Pulsa «Guardar».

Resultado: el panel de esa sede gana o pierde esa funcionalidad para todo el mundo.

También se dice: activar funcionalidades, encender un módulo, contratar una función.

Qué enciende cada módulo de una academia

Módulo	Qué habilita
Solicitudes de plaza online	El formulario público de solicitud y la pantalla donde se aprueban o rechazan.
Exigir consentimientos firmados	Bloquea la contratación mientras al alumno le queden formularios obligatorios sin firmar. Viene activado.
Permitir pago manual	Deja omitir la domiciliación SEPA al contratar. Si se apaga, el IBAN pasa a ser obligatorio. Viene activado.
Recibos	La emisión de recibos, los cobros y el histórico de pagos de cada alumno, y también la gestión de impagos.
Cierre de caja	El registro de entradas y salidas de caja y el cierre diario.
Nóminas	El informe de nóminas y el coste por hora en la ficha de cada profesor.
Remesas SEPA	La generación y gestión de remesas de domiciliación bancaria.

Más módulos de una academia

Módulo	Qué habilita
Control de asistencia con QR	El registro de asistencia escaneando un código en las sesiones. Ver Control de asistencia por QR.
Portal de familias	El acceso propio de los tutores para consultar notas, asistencias y comunicados.
Tests de Repaso	El catálogo de cuestionarios, la asignación de tests a las clases, la página de tests asignados, la del portal del alumno y las pruebas de nivel. Ver Cuestionarios.
Lista de espera	Cuando una clase está llena, los alumnos entran en lista y se les avisa al liberarse una plaza. Lleva su propio umbral de aviso: el número de alumnos en espera a partir del cual salta una notificación. Viene a 3.

Notificaciones automáticas de una academia

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → «Editar» → pestaña «Avanzado» → pestaña «Notificaciones».

1. En Equipo de gestión, marca los avisos que quieras que reciba la administración: «Nueva matrícula», «Alumno ausente», «Profesor ausente», «Nueva solicitud», «Umbral de lista de espera» y «Placement test completado».
2. En Alumnos y familias, marca «Sesión cancelada», «Tutor: alumno ausente» y «Tutor: alumno con retraso».
3. Elige el Modo de cobro automático: «Supervisado» —cada aviso de impago requiere tu aprobación— o «Activo» —los avisos salen sin revisión manual—.
4. Pulsa «Guardar automatización».

Resultado: aparece «Configuración de automatización guardada». Los avisos desmarcados dejan de enviarse en esa sede.

También se dice: activar los avisos, configurar los emails automáticos.

Qué avisos automáticos vienen activados en una academia

Una sede nueva nace con todos los avisos del «Equipo de gestión» activados y, en «Alumnos y familias», con «Sesión cancelada» y «Tutor: alumno ausente» activados.

La excepción es «Tutor: alumno con retraso», que viene desactivado: hay que marcarlo a mano en «Editar» → «Avanzado» → «Notificaciones» si quieres que el tutor reciba también el aviso de retraso.

El Modo de cobro automático viene en «Supervisado».

Reglas de negocio de una academia

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → «Editar» → pestaña «Avanzado» → pestaña «Negocio».

1. Elige cómo se asigna la tarifa automáticamente: «Gestión por clases», por el número de clases semanales del alumno, o «Gestión por duración de clases», por las horas semanales. En los dos casos se usan los tramos definidos en cada tarifa.
2. Deja marcado o desmarca «Aplicar descuento por hermanos» (ver la sección siguiente).
3. Marca «Recuperar clases por falta justificada» si quieres que una falta justificada se acumule en la ficha del alumno para convertirla en bono de recuperación.
4. Pulsa «Guardar automatización».

Resultado: aparece «Configuración de automatización guardada».

También se dice: ajustes de facturación, descuentos, recuperaciones.

El descuento por hermanos de una academia

El interruptor «Aplicar descuento por hermanos» vive en la pestaña «Avanzado» → «Negocio». Con él apagado no se aplica ningún descuento por hermanos aunque las tarifas lo tengan configurado.

Con él encendido, elige cómo se combina con el descuento manual del plan del alumno:

• Compuesto: el porcentaje de hermanos se aplica sobre el importe ya rebajado por el descuento manual. Es el que viene elegido.
• Aditivo: se suman los dos porcentajes y se aplican a la cuota base, con tope del 100 %.
• Excluyente: se aplica solo el mayor de los dos; no se acumulan.

Ver Tarifas para el detalle de dónde se configura el porcentaje.

La asignación automática de plaza de una academia

La sección «Asignar la plaza automáticamente» vive también en la pestaña «Avanzado» → «Negocio», pero solo aparece si esa sede tiene el plan Pro, que es el que incluye las automatizaciones. Con cualquier otro plan la sección no se pinta: no es que esté apagada, es que no está.

Con ella encendida, al liberarse una plaza el primer alumno de la lista de espera se matricula solo en la franja que queda libre. Si ese alumno no tiene una tarifa que le encaje, la plaza se le reserva a su nombre y recibes el aviso para configurarla. Ver Clases › Lista de espera.

Los trabajos programados de una academia

La pestaña «Avanzado» → «Trabajos programados» es informativa: enumera los procesos automáticos que corren sobre la sede y no se configura nada desde ahí.

• Aviso de recibos vencidos: cada día se marcan como vencidos los recibos enviados que superaron su fecha límite de pago, y se abre un caso de impago por cada uno.
• Emisión de recibos del mes: cada día se generan los recibos de los alumnos cuyo día de emisión coincide con hoy. El envío por email no es automático.
• Generación de sesiones del próximo mes: a partir del día 25 de cada mes se generan, una sola vez, las sesiones de todos los grupos para el mes siguiente.
• Entrega de correo pendiente: el correo que no llegó a salir durante la actividad normal se entrega en una pasada diaria.

Temporadas y horario comercial de una academia

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → «Editar» → pestaña «Horario comercial».

Una temporada define en qué periodo del año y qué días de la semana está abierta la sede. Afecta a qué días se muestran estrechados en el Horario y a las validaciones de sesiones.

1. Crea la temporada y ponle Nombre («Año académico», «Verano»…).
2. Pon la Fecha de inicio y la Fecha de fin. Las dos son fechas reales, con su año: la cobertura se comprueba por fecha completa, no por mes y día.
3. Añade los días de apertura, cada uno con su hora de inicio y de cierre.
4. Guarda.

Qué no se puede cambiar: la fecha de fin es obligatoria. Si necesitas prolongar la temporada, alarga la fecha; no la dejes en blanco.

También se dice: periodos académicos, curso, calendario de apertura, horario comercial.

Aulas y clases desde la ficha de una academia

Aulas. La pestaña «Aulas» lista las aulas físicas de la sede y permite crearlas sin salir de la ficha.

Grupos. La pestaña «Grupos» lista todas las clases de la sede y permite crearlas ya vinculadas a ella, sin ir al módulo de clases. Al crear una clase desde ahí puedes asignarle la Temporada —al elegirla, las fechas de inicio y fin se rellenan solas—, el Aula —solo salen las aulas activas de esa sede— y el Nivel, con autocompletado y opción de crear niveles nuevos al vuelo. Ver Clases para el detalle completo.

Series de recibos de una academia

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido y la pestaña «Series de recibos» no denegada. Dónde: Empresa › Academias → la sede → «Editar» → pestaña «Series de recibos» → botón «Añadir serie».

Una serie decide con qué numeración salen los recibos de la sede. Cada sede nace con la suya marcada como «Serie por defecto», y puede tener varias: una por método de cobro, por ejemplo.

Campo	Qué es
Nombre	Cómo se llama la serie. No puede repetirse en la misma sede.
Prefijo del recibo	Las letras que van delante del número, hasta 10 caracteres. Tampoco puede repetirse en la misma sede.
Contador de recibos	Por qué número va la serie. Viene a 1.
Serie por defecto	Marca la serie que se usa cuando el cobro no indica otra.
Activa	Viene marcada.
Notas del recibo	Texto que sale al pie de cada recibo numerado con esta serie.

Qué serie de recibos no se puede borrar

La serie por defecto y cualquier serie con recibos ya emitidos no ofrecen la acción de borrar: quitarlas rompería la numeración o la trazabilidad fiscal.

En el borrado en bloque la operación se detiene entera si alguna de las marcadas está en ese caso: aparece «No se puede eliminar la serie», con los nombres, y no se borra ninguna.

Crear una academia

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados sin restricción de sedes, y solo si el propietario de Isiscampus ha concedido el alta. Quién no: los empleados con sedes acotadas —el perfil Gerente entre ellos—, los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → botón «Solicitar nueva sede», y después «Crear Academia». Antes de empezar: sin concesión viva, el botón «Crear Academia» no se pinta.

1. Pulsa «Solicitar nueva sede».
2. Escribe el Nombre de la nueva sede y, si quieres, el Motivo.
3. Pulsa «Enviar solicitud». Aparece «Hemos avisado al equipo de Isiscampus de tu solicitud de alta.»
4. Cuando se conceda, vuelve al listado y pulsa «Crear Academia».

Resultado: la sede queda creada con su serie de recibos por defecto.

Si falla:

• «Ya hay una solicitud de alta pendiente.»: espera la respuesta, o retírala con «Retirar solicitud de alta».

También se dice: dar de alta una sede, abrir un centro nuevo.

Activar o desactivar una academia

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido, sobre las sedes que tengan asignadas. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → menú (⋮) → «Activa» o «Inactiva».

1. Abre el menú (⋮) de la fila de la sede.
2. Pulsa «Activa» o «Inactiva», según el estado que tenga.
3. Confirma.

Resultado: aparece «Academia activada» o «Academia desactivada». Es un cambio reversible que se deshace desde el mismo sitio. No es lo mismo que dar de baja la sede: aquí no se archiva nada.

También se dice: desactivar una sede, apagar una academia, ponerla en pausa.

Dar de baja una academia

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados sin restricción de sedes. Quién no: los empleados con sedes acotadas —el perfil Gerente entre ellos—, los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → «Editar» → menú «Acciones» → «Borrar sede». ¿Se puede deshacer?: no desde aquí. La baja la aprueba el propietario de Isiscampus, y solo él puede reactivar la sede después. Alternativa: si solo quieres dejar de usarla temporalmente, márcala como «Inactiva» desde el listado.

1. Pulsa «Borrar sede».
2. Escribe el Motivo, si quieres dejarlo dicho.
3. Pulsa «Enviar solicitud». Aparece «Hemos avisado al equipo de Isiscampus de tu solicitud de baja.»

Qué se pierde y qué se conserva: al aprobarse, la sede se archiva y con ella se archiva su contenido (ver la sección siguiente). Los alumnos, sus matrículas y sus recibos siguen accesibles.

También se dice: borrar sede, cerrar un centro, eliminar una academia.

Qué se archiva con una academia dada de baja

Al aprobarse la baja dejan de estar accesibles, junto con la sede: sus aulas, sus clases, sus temporadas, sus tarifas, sus bonos de horas, sus series de recibos, sus métodos de pago, sus anuncios, sus remesas, sus cierres de caja, sus contactos de captación, las reglas de disponibilidad de sus profesores y sus fichajes.

Los alumnos, sus matrículas y sus recibos no se tocan: tienen vida propia y siguen accesibles.

Cuando el propietario de Isiscampus reactiva la sede, todo eso vuelve con ella: se recupera exactamente lo que archivó esa baja, y no hay que volver a crear nada. Lo que ya estuviera en la papelera de antes, por un borrado anterior, se queda donde estaba.

Retirar una solicitud de alta o de baja de academia

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados sin restricción de sedes. Quién no: los empleados con sedes acotadas, los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: para el alta, Empresa › Academias → «Retirar solicitud de alta» o «Renunciar a la concesión de alta». Para la baja, la sede → «Editar» → menú «Acciones» → «Retirar solicitud de baja».

1. Pulsa el botón correspondiente.
2. Confirma.

Resultado: aparece «Solicitud de alta retirada.» o «Solicitud de baja retirada.». Si el propietario ya la había resuelto, sale en cambio un aviso diciendo que esa solicitud ya no está pendiente, y no se cambia nada.

También se dice: cancelar la solicitud, anular la petición.

El selector de sede de la cabecera

Cuando hay más de una academia, el selector de la barra superior filtra los listados del panel para enseñar solo los datos de esa sede. Al cambiar de sede, las pantallas se actualizan solas.

El selector decide también por qué servidor sale el correo, con qué nombre se firma, qué logotipo y qué maqueta lo enmarcan y qué textos llevan los avisos: las cinco cosas cambian juntas. Con «Todas las academias» elegido hay pantallas que no dejan trabajar, porque necesitan una sede concreta; las plantillas de correo son una de ellas.

Qué no se puede hacer en el módulo de Academias

• Crear una sede sin permiso del propietario de Isiscampus: hay que solicitarla y esperar a que la conceda.
• Borrar una sede en el acto: la baja se solicita, la aprueba el propietario y solo él puede reactivarla después.
• Reactivar una sede archivada desde el panel: no hay ninguna acción de restauración en Empresa › Academias; la reactivación la hace el propietario de Isiscampus.
• Cambiar el identificador corto de la dirección: no se pide en el formulario y renombrar la sede no lo regenera.
• Enviar correo con OAuth 2.0: las credenciales se guardan, pero esa vía de envío todavía no está activa.
• Dejar una temporada sin fecha de fin: es obligatoria.
• Configurar la ventana del código QR de asistencia: vale desde 30 minutos antes del inicio de la sesión hasta 30 minutos después de su final, y esa ventana es fija.

Problemas frecuentes con las academias

«No me sale el botón para crear una academia»

Por qué pasa. El alta de una sede la concede el propietario de Isiscampus. Sin una concesión viva, «Crear Academia» no se pinta. También puede ser que tu perfil tenga sedes acotadas: quien gestiona sedes concretas no da de alta nuevas.

Cómo se arregla. Pulsa «Solicitar nueva sede» en Empresa › Academias y espera la respuesta. Si ese botón tampoco aparece, pide al administrador de la cuenta que te quite la restricción de sedes.

«He borrado una sede y quiero recuperarla»

Hoy no se puede. Desde el panel la baja solo se solicita, y reactivar una sede archivada es cosa del propietario de Isiscampus.

Cómo hacerlo mientras tanto. Si la solicitud sigue pendiente, retírala con «Retirar solicitud de baja» en «Editar» → menú «Acciones». Si ya se aprobó, ponte en contacto con el equipo de Isiscampus: al reactivarla vuelve también su contenido —aulas, clases, tarifas, métodos de pago y demás—, así que no hay que recrear nada a mano.

«Los correos de la sede siguen saliendo con el remitente de Isiscampus»

Por qué pasa. Esa sede no tiene servidor propio configurado, o tiene elegido un tipo OAuth 2.0, que todavía no envía. Con el correo del sistema la dirección de remite es la de la plataforma, porque es la única que su servidor acepta.

Cómo se arregla. En «Editar» → pestaña «Correo electrónico» elige «SMTP + STARTTLS — puerto 587 (recomendado)» o «SMTPS / SSL — puerto 465», rellena los datos del servidor y comprueba con «Enviar correo de prueba». El nombre con el que se firma ya es el de la sede en ambos casos.

«He cambiado el nombre de la sede y la dirección de su ficha sigue igual»

Es el comportamiento esperado. El identificador corto de la dirección se deriva del nombre al crear la sede y no se vuelve a generar, para no romper los enlaces que ya apunten a él.

Qué puedes hacer. Nada desde el panel. No afecta a nada de lo que ve una familia: el nombre que sale en los correos, en el selector de sede y en los recibos es el nuevo.

«No encuentro la sección para asignar la plaza automáticamente»

Por qué pasa. Esa sección solo se pinta si la sede tiene el plan Pro, que es el que incluye las automatizaciones. Con otro plan no aparece apagada: no aparece.

Cómo se arregla. Comprueba que esa sede está en el plan Pro. El listado de Empresa › Academias tiene una columna «Plan» que lo dice de un vistazo.

«He desactivado un módulo y algunos usuarios siguen viendo sus pantallas»

Por qué pasa. El interruptor se guarda con el botón «Guardar» de la pestaña «Información». Si cambiaste de pestaña sin guardar, el cambio no llegó a aplicarse.

Cómo se arregla. Vuelve a «Editar» → pestaña «Módulos», comprueba el interruptor y pulsa «Guardar». Después, pide a quien siga viéndolo que recargue el panel.

«Un empleado solo ve una de nuestras sedes»

Es el comportamiento esperado. Un perfil de empleado sin acceso global —el Gerente, por ejemplo— se limita a las sedes que se le marquen en su ficha. Fuera de esas sedes no ve los datos ni puede abrir la ficha, aunque conozca su dirección.

Qué puedes hacer. Añádele las sedes que falten en su ficha de empleado, o dale un perfil con acceso a toda la cuenta.