Consentimientos

El módulo de Consentimientos sirve para redactar los documentos que la familia tiene que aceptar —protección de datos, normas de la academia, autorizaciones— y para llevar el control de quién los ha firmado. Cada formulario se asigna a alumnos, se firma desde el portal o desde un enlace del correo, y al firmarse queda un acta con su PDF y su evidencia legal.

También se conoce como: formularios de consentimiento, autorizaciones, documentos de firma, protección de datos.

Dónde está el módulo de Consentimientos

Clientes › Consentimientos

Los consentimientos de un alumno concreto se ven en su ficha: Clientes › Alumnos → «Editar» → pestaña Médico y condiciones → tabla Consentimientos.

Quién puede usar el módulo de Consentimientos

Administrador de la cuenta: redacta los formularios, los asigna, registra firmas y rechazos, e imprime o descarga los PDF.
Empleados: solo los que tengan concedido el módulo «Formularios de consentimiento» en su perfil de empleado.
Profesores: no lo ven. Solo entran si además se les da un perfil de empleado que incluya ese módulo.
Alumnos y tutores: no entran a esta pantalla, pero firman sus documentos desde su portal o desde el enlace que les llega por correo.

Datos de un formulario de consentimiento

Campo	Qué es	Obligatorio
Título	Nombre del documento. Hasta 200 caracteres.	Sí
Contenido del formulario	Texto completo que leerá y firmará la familia. Admite formato: párrafo, título y subtítulo.	Sí
Activo	Si el formulario está disponible para asignar. Viene marcado.	No
Obligatorio	Marca el documento como necesario. Combinado con el ajuste de la sede, puede bloquear la matrícula. Viene desmarcado.	No
Autoasignar al crear alumno	Cada alumno nuevo lo recibe como pendiente de firma. Viene desmarcado.	No
Academias donde autoasignar	Acota la autoasignación a unas sedes. Solo aparece con la autoasignación activada; vacío significa todas.	No

Estados de un consentimiento

Estado	Qué significa	Cómo se llega a él
Pendiente	Está asignado al alumno y nadie lo ha firmado.	Es el estado con el que nace toda asignación.
Firmado	Alguien lo aceptó, con su nombre, la fecha y la evidencia legal.	Al firmar desde el portal o el enlace del correo, o con «Marcar como firmado».
Rechazado	La persona vio el documento y decidió no firmarlo.	Con el botón «Rechazar», que pide un motivo opcional.

El estado Rechazado no es lo mismo que tenerlo pendiente: deja constancia de que hubo una negativa.

Crear un formulario de consentimiento

Pulsa «Crear Formulario de consentimiento».
Escribe el Título y el Contenido del formulario. Los dos son obligatorios.
Deja Activo marcado y decide si el documento es Obligatorio.
Si quieres que lo reciba cada alumno nuevo, activa Autoasignar al crear alumno y acota las Academias donde autoasignar o déjalas vacías.
Pulsa «Crear».

Resultado: el formulario aparece en el listado, listo para asignarlo a alumnos o a grupos.

También se dice: redactar un consentimiento, dar de alta una autorización.

Editar un formulario de consentimiento

Cambia los campos que necesites.
Pulsa «Guardar cambios».

Qué no se puede cambiar: nada queda bloqueado, pero lo ya firmado no cambia. Cada firma guarda su propia copia congelada del texto que se aceptó ese día, así que editar el formulario solo afecta a las firmas futuras. No hay forma de reescribir lo que alguien ya aceptó.

También se dice: modificar, corregir, actualizar un consentimiento.

Asignar un consentimiento a un alumno

Pulsa «Asignar alumno».
En Alumnos, marca uno o varios. Solo se ofrecen los activos de la sede elegida en la barra superior.
Confirma.

Resultado: cada alumno marcado recibe el consentimiento como Pendiente, y sale el correo de aviso con su enlace de firma. Un alumno que ya lo tuviera asignado no lo recibe dos veces. El mensaje dice cuántos se han asignado de verdad.

También se dice: mandar un consentimiento, pedir la firma a un alumno.

Asignar un consentimiento a todo un grupo

Pulsa «Asignar grupo».
Elige el Grupo en el desplegable.
Confirma.

Resultado: reciben el consentimiento como Pendiente todos los alumnos con matrícula activa en ese grupo, con su correo de aviso. A quien ya lo tuviera asignado no se le duplica.

También se dice: asignar en bloque, pedir la firma a una clase entera.

Registrar la firma o el rechazo de un consentimiento

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Alumnos → «Editar» → pestaña Médico y condiciones → tabla Consentimientos → menú de acciones (⋮) de la fila del documento.

Para dar por firmado un papel entregado en mano, pulsa «Marcar como firmado», escribe el Nombre completo del firmante y las Notas adicionales, y confirma.
Para dejar constancia de una negativa, pulsa «Rechazar» y escribe el Motivo del rechazo (opcional).
Para reclamar la firma, pulsa «Enviar por correo».

Resultado: el estado pasa a Firmado o a Rechazado. Los tres botones solo aparecen mientras el consentimiento está Pendiente.

También se dice: dar por firmado, registrar la firma en papel, anotar el rechazo.

Imprimir o descargar el PDF de un consentimiento

Pulsa «Imprimir» para abrir la versión imprimible en una pestaña nueva.
Pulsa «Descargar PDF» para bajarte el documento.

Resultado: si el consentimiento está firmado, el PDF es el del acta, con la firma y su evidencia. Si sigue pendiente, sale el documento sin firmar, pensado para imprimirlo y que la familia lo firme en papel.

También se dice: sacar el PDF, imprimir el consentimiento.

Firmar un consentimiento desde el enlace del correo

Es la vía principal para una familia y no hace falta cuenta, ni contraseña, ni entrar en el portal: se abre el enlace que llega en el correo, se lee el documento completo y se escribe el nombre de quien firma. Además se puede dibujar la firma —con el dedo en el móvil o con el ratón— y añadir observaciones; las dos cosas son opcionales, y el nombre vale por sí solo.

El enlace es de un solo uso. Al firmar queda anulado y volver a abrirlo ya no permite firmar. Y si el documento se firmó por otra vía, el enlace deja de servir igualmente: un acta ya firmada no se reescribe. Justo después aparece una página de confirmación con el documento y la fecha de la firma.

La evidencia legal es la misma. Firmar desde el enlace no es una firma de segunda: el acta guarda exactamente lo mismo que si se hubiera firmado dentro del portal.

Evidencia legal que se guarda al firmar

Al firmar, el panel no guarda solo un «sí»: guarda un paquete de evidencia que acredita quién firmó, qué firmó y en qué condiciones. Da igual la vía —el portal, el enlace del correo o el registro a mano desde la ficha—: lo guardado es lo mismo.

Nombre del firmante y fecha y hora de la firma.
Navegador desde el que se firmó.
Dirección de conexión recortada, sin su parte final, para no guardar el dato completo.
Huella del documento y huella de la firma, que permiten detectar si algo se alteró después.
Copia congelada del texto tal y como estaba en el momento de firmar.

Consentimientos obligatorios y bloqueo de la matrícula

La marca Obligatorio de un formulario, por sí sola, no impide nada. Cobra fuerza cuando la sede tiene activado Exigir consentimientos firmados, en Empresa › Academias › (ficha) › Módulos, sección Captación, que viene activado de fábrica:

Con ese ajuste activado, si al alumno le queda algún consentimiento obligatorio y activo sin firmar, el asistente de contratación no deja terminar: corta con el mensaje «Hay formularios obligatorios sin firmar. No se puede completar la contratación.».
Con el ajuste apagado, los consentimientos obligatorios se siguen asignando y pidiendo, pero no bloquean la matrícula.

Así, cada sede decide si la firma es un trámite recomendable o un requisito previo. Ver Academias.

Consentimientos dentro del asistente de contratación

El paso Firma de condiciones del asistente de contratación —el que se abre al procesar una solicitud de plaza o al contratar desde la ficha del alumno— lista los consentimientos obligatorios y activos con una marca por cada uno: firmado o pendiente. Si queda alguno pendiente, pregunta ¿Cómo se firma? con dos opciones:

Enviar por email (firma online): al alumno y a sus tutores les llega un enlace para firmar.
Firma presencial (descargar PDF): aparece un aviso con un enlace por documento para descargar el PDF sin firmar, imprimirlo y firmarlo en la academia. El consentimiento sigue Pendiente hasta que registres la firma a mano.

Si la academia no tiene ningún formulario obligatorio configurado, el paso lo dice y no pide nada.

Consentimientos de una condición especial

Una condición especial puede llevar formularios de consentimiento vinculados. Al añadir esa condición a un alumno, desde la pestaña Médico y condiciones de su ficha, aparece un aviso que nombra los documentos que hacen falta y ofrece dos botones: «Añadir consentimientos», que los crea como pendientes, y «Ahora no», que cierra el aviso sin crear nada.

No se crean solos: si nadie pulsa «Añadir consentimientos», el alumno se queda con la condición y sin sus documentos.

Correo de aviso de un consentimiento pendiente

Cuando se crea un consentimiento pendiente —a mano, por autoasignación o desde una condición especial— sale un correo de aviso con el enlace de firma, de modo que quien lo recibe puede firmar sin salir de su buzón. Ese correo se entrega una sola vez, a la dirección del contacto principal de la familia; el aviso de la campana sí llega a cada cuenta de acceso.

El botón «Enviar por correo» de la ficha del alumno funciona distinto: reclama la firma a cada dirección distinta de los tutores y del alumno, incluidos los tutores sin cuenta de acceso, y nunca manda dos veces al mismo buzón. Si no hay ninguna dirección, avisa con «Sin destinatarios».

El texto del correo se redacta por sede en Empresa › Plantillas de correo. Si una sede quita de su plantilla la variable del enlace, ese correo saldrá sin enlace de firma.

PDF adjunto al correo: lo decide la plantilla de la sede

El correo puede llevar adjunto el PDF sin firmar del consentimiento, para que la familia lo tenga a mano o lo imprima. No se activa con un interruptor, sino escribiendo en la plantilla de la sede la variable «Documento del consentimiento adjunto», del desplegable Insertar variable:

Si esa variable aparece en el asunto o en el cuerpo, el correo sale con el PDF adjunto y el texto nombra el fichero que de verdad viaja.
Si no aparece, no se adjunta nada: solo va el enlace.

Eliminar un formulario de consentimiento

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Formularios de consentimiento» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Consentimientos → el formulario → «Editar» → menú «Acciones» → «Borrar». ¿Se puede deshacer?: no desde el panel. El aviso lo dice así: «Esta acción es irreversible.» Antes de empezar: un formulario con firmas registradas no se puede eliminar, ni de una en una ni en bloque. Si solo quieres retirarlo de circulación, desmarca Activo.

Abre el menú «Acciones» y pulsa «Borrar».
Confirma con «Sí, eliminar».

Si falla:

«No se puede eliminar el formulario»: tiene firmas registradas y borrarlo perdería el registro legal → desmarca Activo en su lugar.

También se dice: borrar, quitar un consentimiento del catálogo.

Qué no se puede hacer en el módulo de Consentimientos

Eliminar un formulario que ya tenga firmas: el panel lo impide para no destruir la prueba legal. Desmárcalo como Activo para retirarlo.
Cambiar lo que alguien ya firmó: cada firma conserva su copia congelada del texto; editar el formulario solo afecta a las firmas futuras.
Recuperar un formulario eliminado: el panel no tiene papelera ni pantalla de restauración.
Firmar dos veces desde el mismo enlace: el enlace del correo se anula con la primera firma.
Adjuntar el PDF al correo con un interruptor: depende de que la plantilla de correo de la sede lleve la variable del documento adjunto.

Problemas frecuentes con los consentimientos

«No me deja borrar un formulario de consentimiento»

Por qué pasa. El formulario tiene firmas registradas. Borrarlo se llevaría por delante el registro legal de esas firmas, así que el panel lo bloquea y avisa con «No se puede eliminar el formulario».

Cómo se arregla. Si lo que quieres es dejar de usarlo, abre el formulario en Clientes › Consentimientos, desmarca Activo y guarda: deja de ofrecerse sin tocar las firmas.

«La familia dice que el enlace de firma ya no funciona»

Es el comportamiento esperado. El enlace del correo es de un solo uso: al firmar queda anulado, y también deja de servir si el documento se firmó por otra vía. No caduca por tiempo.

Qué puedes hacer. Comprueba el estado en Clientes › Alumnos → Médico y condiciones → Consentimientos. Si sigue Pendiente, pulsa «Enviar por correo» para mandar un enlace nuevo.

«He asignado la condición especial y no se han creado los consentimientos»

Por qué pasa. Los consentimientos de una condición especial no se crean solos: al añadir la condición aparece un aviso con el botón «Añadir consentimientos», y si se cierra con «Ahora no» no se crea nada.

Cómo se arregla. Asígnalos a mano desde Clientes › Consentimientos con «Asignar alumno», o quita y vuelve a añadir la condición y pulsa esta vez «Añadir consentimientos».

«El correo del consentimiento ha llegado a un solo tutor»

Es el comportamiento esperado. El aviso automático se entrega una sola vez, a la dirección del contacto principal de la familia, para no mandar copias idénticas del mismo correo.

Qué puedes hacer. Si quieres llegar a todos, usa «Enviar por correo» en la fila del consentimiento, dentro de la ficha del alumno: ese envío alcanza cada dirección distinta de los tutores y del alumno.

«He editado el texto y los que ya habían firmado siguen viendo el antiguo»

Es el comportamiento esperado. Cada firma guarda una copia congelada del texto que se aceptó ese día. Es lo que hace que una edición no reescriba lo que alguien ya firmó.

Qué puedes hacer. Si el cambio es importante para quien ya firmó, asígnale de nuevo el formulario para que firme la versión nueva.