Problemas con documentos y certificados

Situaciones frecuentes al descargar diplomas, consentimientos e informes de progreso, y al gestionar firmas de consentimiento, con su causa y qué hacer en cada caso.

Descargas y permisos

«Me da error de acceso denegado al descargar un documento y tengo el módulo asignado»

Es el comportamiento esperado. La sede seleccionada en la barra superior del panel es distinta de la del alumno. Es el motivo más frecuente de este error, y no tiene que ver con tus permisos.

Qué puedes hacer. Cambia la sede de la barra superior a la del alumno o, si tu cuenta puede ver todas las sedes, elige «Todas las academias».

«Un profesor no puede descargar el diploma o el consentimiento de un alumno»

Por qué pasa. Estas descargas exigen el módulo «Alumnos», y el puesto del profesor no lo concede.

Cómo se arregla. Solo puede hacerlo un administrador, en Empresa › Empleados → botón «Puestos»:

• si el profesor tiene un puesto propio de la academia, edítalo → sección «Módulos» → pestaña «Clientes» → «Alumnos» → activa «Conceder acceso a este módulo»;
• si tiene uno de los puestos predefinidos, no se puede modificar: pulsa «Crear puesto», marca «Puesto de profesor», concede el módulo «Alumnos» de la misma forma y, después, en Empresa › Empleados, edita al profesor y cámbiale el campo «Puesto».

Ten en cuenta que el cambio de un puesto afecta a todos los profesores que lo tienen.

«Le doy a descargar el consentimiento y me sale la versión sin firmar»

Es el comportamiento esperado. Esa firma todavía está pendiente. Mientras no se firme, «Descargar PDF» entrega el documento en blanco para firmar, no el firmado.

Qué puedes hacer. Consigue antes la firma: la familia puede firmar desde su portal, o puedes registrarla tú con «Marcar como firmado» en la ficha del alumno → pestaña «Médico y condiciones» → tabla «Consentimientos». El PDF firmado solo existe una vez registrada la firma.

Consentimientos y firmas

«El consentimiento firmado no coincide con el texto actual del formulario»

Es el comportamiento esperado. Al firmar se guarda el texto exacto que se aceptó en ese momento. Si después editas el texto del formulario, las firmas ya hechas no cambian: siguen reflejando lo que se firmó.

Qué puedes hacer. Si necesitas que firmen el texto nuevo, crea un formulario nuevo con ese texto en Clientes › Consentimientos y asígnalo con «Asignar alumno» o «Asignar grupo». Volver a asignar el mismo formulario no sirve: el alumno ya tiene una firma de ese formulario y no se crea otra.

«Quiero corregir el nombre del firmante o la fecha de una firma ya hecha»

Hoy no se puede. Una firma ya registrada no se puede modificar: el nombre, la fecha y el texto firmado forman parte del registro legal de esa firma y no se editan desde el panel. «Rechazar» tampoco sirve, porque solo aparece mientras la firma está pendiente.

Cómo hacerlo mientras tanto. Si el dato erróneo invalida el documento, crea en Clientes › Consentimientos un formulario nuevo con el mismo texto y asígnaselo al alumno con «Asignar alumno», para recoger una firma nueva con los datos correctos.

«Al tutor no le llega el correo del consentimiento pendiente»

Por qué pasa. El correo de un consentimiento va a la dirección de la familia: el correo que figura en la ficha del contacto principal o, si no tiene, el del primer tutor que lo tenga. Un tutor que no es el contacto principal no lo recibe en su propia dirección, y si ningún tutor tiene correo en su ficha no se envía. Además, el aviso automático que sale al pedir la firma solo se envía una vez y solo si alguien de la familia tiene cuenta en la plataforma. Si el envío falla, la firma pendiente se registra igual: nunca depende de que el aviso llegue.

Cómo se arregla. Comprueba que el contacto principal tenga el correo correcto en su ficha y reenvía el aviso a mano con «Enviar por correo» en la ficha del alumno → pestaña «Médico y condiciones» → tabla «Consentimientos». Ese envío manual llega también a los tutores sin cuenta que tengan correo en su ficha. Si no hay ninguna dirección disponible, verás un aviso.

«Se generaron consentimientos que no esperaba al dar de alta un alumno»

Por qué pasa. El alumno tiene alguna condición especial con consentimientos vinculados, o hay formularios con «Autoasignar al crear alumno» activo que se aplican a su sede. Un formulario autoasignable sin academias elegidas se aplica en todas.

Cómo se arregla. Revisa las condiciones del alumno en su ficha → pestaña «Médico y condiciones» → sección «Condiciones especiales», y los formularios autoasignables en Clientes › Consentimientos (columna «Autoasignar al crear alumno»). Al editar uno de esos formularios puedes limitarlo a unas sedes concretas en «Academias donde autoasignar».

«No me deja cerrar la contratación, dice que falta un consentimiento»

Es el comportamiento esperado. La sede exige consentimiento firmado y queda al menos un formulario obligatorio sin firmar para ese alumno.

Qué puedes hacer. Consigue la firma de los formularios obligatorios pendientes antes de completar la contratación: desde el portal de la familia, o con «Marcar como firmado» en la ficha del alumno → pestaña «Médico y condiciones» → tabla «Consentimientos».

Diplomas y logo

«El PDF sale sin el logo de la academia»

Por qué pasa. La academia no tiene logo subido, el fichero del logo ya no está disponible, o es un SVG: los PDF no admiten ese formato y usan en su lugar el logo de Isiscampus.

Cómo se arregla. Sube el logo en formato PNG o JPG en Empresa › Academias → ficha de la academia → pestaña «Marca» → campo «Logo».

«El diploma sale con el pie cortado o fuera de la hoja»

Hoy no se puede. Un diploma no se puede repartir en varias hojas: es una sola página de altura fija, y un texto demasiado largo empuja el pie fuera del papel. Puede pasar aunque el texto parezca corto al escribirlo, si usa variables como el nombre del alumno o del grupo que al sustituirse ocupan más.

Cómo hacerlo mientras tanto. Un diploma emitido no se edita. Elimínalo desde la ficha del alumno → pestaña «Diplomas y certificados» y vuelve a emitirlo desde Clientes › Alumnos → fila del alumno → «Emitir diploma», con un «Texto del diploma» más corto o con menos variables.

«Al emitir o descargar un diploma, sale con la sede equivocada»

Es el comportamiento esperado. El diploma toma la sede de la matrícula activa del alumno. Si no tiene ninguna, el sistema no sabe de qué sede es y usa la primera academia activa por orden alfabético, que puede no ser la suya.

Qué puedes hacer. Da de alta o corrige la matrícula activa del alumno en la sede correcta y vuelve a descargarlo.

Informe de progreso

«El informe de progreso no se descarga desde el portal del alumno»

Es el comportamiento esperado. El botón «Descargar PDF» de la sección «Mi progreso» solo genera el informe si el alumno tiene al menos una matrícula activa. Sin ella, el portal no toma ninguna sede de reserva, para no mostrar datos de una sede que no le corresponde, y la descarga no se produce.

Qué puedes hacer. Comprueba que el alumno tenga una matrícula activa en algún grupo.

«El informe de progreso muestra correos que no son de esta familia, o le faltan correos suyos»

Hoy no se puede. No hay forma de garantizar que los correos del informe sean exactamente los de esa familia: se buscan por dirección de correo, no por un vínculo directo con el alumno. Si una dirección se comparte o pasa de una familia a otra, el listado puede mezclar correos ajenos; y si la familia cambió de dirección, no aparecen los correos enviados a la antigua.

Cómo hacerlo mientras tanto. Revisa ese apartado del informe con este criterio antes de compartirlo, y evita que dos familias distintas usen la misma dirección de correo.