Métodos de pago

El módulo de Métodos de pago sirve para mantener las formas de cobro que se pueden elegir al registrar un pago: efectivo, transferencia, domiciliación bancaria… Cada método puede ser global —disponible en todas las sedes— o estar acotado a una sede concreta, y su Tipo decide qué hace el sistema con él.

También se conoce como: formas de pago, formas de cobro, medios de pago, canales de cobro.

Dónde está el módulo de Métodos de pago

Empresa › Academias → la sede → «Editar» → pestaña «Pagos»

Los métodos de pago no tienen entrada propia en el menú lateral: se gestionan dentro de la ficha de cada sede. Esa pestaña muestra solo los métodos de esa sede; los globales no aparecen ahí.

Quién puede usar el módulo de Métodos de pago

Administrador de la cuenta: ve la pestaña «Pagos» de cualquier sede y puede crear, editar y eliminar métodos.
Empleados: solo los que tengan concedido el módulo «Academias» en su perfil y no tengan denegada la pestaña «Pagos». Los perfiles Coordinador y Recepcionista no traen el módulo; el de Gerente sí, aunque solo sobre las sedes que tenga asignadas.
Profesores: no lo ven. Solo entran si se les da un perfil de empleado que incluya el módulo «Academias».
Alumnos y tutores: no lo ven, ni desde su portal.

Datos de un método de pago

Campo	Qué es	Obligatorio
Nombre	Cómo se llama la forma de cobro, por ejemplo «Efectivo» o «Domiciliación SEPA». Hasta 100 caracteres, y no puede repetirse en toda la cuenta, ni siquiera en otra sede.	Sí
Tipo	Qué clase de cobro es. Decide el comportamiento del método, no solo su descripción.	Sí
Serie de recibos	Serie de numeración con la que se emitirán los recibos cobrados por este método. Solo se ofrecen las series activas de esa sede. Si se deja en «Serie por defecto», se usa la de la sede.	No
Activa	Viene marcada al crear. Un método desactivado deja de ofrecerse al registrar cobros.	No

Tipos de método de pago

Tipo	Qué significa	Qué hace el sistema con él
Transferencia bancaria	El cliente hace una transferencia a la cuenta de la sede.	Solo clasifica el cobro.
Tarjeta	Cobro con tarjeta en el propio centro.	Solo clasifica el cobro.
Efectivo	Cobro en metálico.	Solo clasifica el cobro.
Domiciliación bancaria	El recibo se carga en la cuenta del cliente.	Es el que viene propuesto al añadir un cobro a una remesa SEPA. Y es el único tipo que, elegido como «Método de pago preferido» de un alumno, exige el IBAN del pagador —y su mandato firmado, si quien paga es un tutor—.
Pasarela de pago	Cobro iniciado desde una pasarela externa.	Es el tipo con el que se registran los cobros que llegan de la pasarela configurada en Administración › Pasarelas de pago, en vez de como cobro manual.

En el listado, la columna «Tipo» los abrevia: Transferencia, Tarjeta, Efectivo, Domiciliación y Pasarela.

Crear un método de pago

Pulsa «Crear Método de pago».
Escribe el Nombre.
Elige el Tipo.
Si esta forma de cobro tiene que numerar sus recibos en una serie propia, elige la Serie de recibos. Si no, déjala en «Serie por defecto».
Deja marcada la casilla Activa para poder usarlo ya.
Pulsa «Crear».

Resultado: el método queda creado y acotado a esa sede, y aparece de inmediato como opción al registrar un cobro.

Si falla:

«Ya existe un método de pago con este nombre en el centro (aunque esté dado de alta en otra sede).»: el nombre se repite → busca ese método en la sede donde ya existe, o ponle un nombre distinto.

También se dice: dar de alta una forma de pago, añadir un medio de cobro.

Editar un método de pago

Cambia los campos que necesites.
Pulsa «Guardar cambios».

Qué no se puede cambiar: ningún campo queda bloqueado, pero cambiar el Tipo cambia el comportamiento del método, no solo su rótulo: un método que deja de ser de domiciliación bancaria deja de venir propuesto en las remesas SEPA y deja de exigir el IBAN del pagador. Los cobros ya registrados con él siguen apuntando al mismo método.

También se dice: modificar, cambiar el nombre, corregir una forma de pago.

Desactivar un método de pago

Desmarca la casilla Activa.
Pulsa «Guardar cambios».

Resultado: el método deja de ofrecerse al registrar nuevos cobros, pero sigue en el listado y los cobros antiguos lo conservan. Es lo que conviene hacer cuando solo quieres dejar de usar una forma de pago: es reversible y no toca el histórico.

También se dice: dar de baja, desactivar, dejar de ofrecer una forma de pago.

Eliminar un método de pago

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → «Editar» → pestaña «Pagos» → el método → menú (⋮) → «Borrar». ¿Se puede deshacer?: no desde el panel. El método se archiva en lugar de destruirse, pero no hay ninguna pantalla para recuperarlo. Alternativa: desmarca la casilla Activa. Deja de ofrecerse para nuevos cobros y se puede volver a activar cuando quieras.

Pulsa «Borrar».
Confirma con «Borrar».

Qué se pierde y qué se conserva: el método desaparece del listado y del desplegable de formas de cobro. Los pagos ya registrados con él se conservan y siguen apuntando al mismo método.

También se dice: borrar, quitar una forma de pago.

Eliminar varios métodos de pago a la vez

Marca las casillas de los métodos que quieras eliminar.
Pulsa «Borrar seleccionados» y confirma.

Resultado: se archivan todos los seleccionados, igual que al borrarlos de uno en uno, y dejan de ofrecerse al registrar cobros.

También se dice: borrado en bloque, eliminar en lote.

Los métodos de pago globales

Al crear la primera sede de la cuenta se siembran cuatro métodos globales, sin sede asignada: «Efectivo», «Transferencia bancaria», «Domiciliación bancaria» y «Tarjeta». Son los que hacen que el desplegable de formas de cobro nunca salga vacío.

Un método global está disponible en todas las sedes, pero no se gestiona desde la pestaña «Pagos» de ninguna de ellas: esa pestaña solo lista los métodos propios de esa sede. Lo que se crea desde ahí queda siempre acotado a la sede en la que se creó.

No se siembra ningún método de tipo pasarela de pago: ese exige tener una pasarela configurada.

Dónde se elige un método de pago

Al registrar un cobro de un recibo: en Administración › Recibos, el campo «Método de cobro» o «Método de pago» ofrece todos los métodos activos de la cuenta.
En la ficha del alumno: el campo «Método de pago preferido» ofrece los métodos de la sede del alumno más los globales, y es el que viene propuesto al cobrarle un recibo.
En el cierre de caja: los cobros del día se agrupan por método para cuadrar la caja.
Al añadir un cobro a una remesa SEPA: el desplegable ofrece todos los métodos activos de la cuenta, y viene propuesto el primero de tipo domiciliación bancaria.

Qué no se puede hacer en el módulo de Métodos de pago

Crear o editar un método global desde el panel: los cuatro globales se siembran al crear la primera sede; la pestaña «Pagos» solo gestiona los de una sede.
Recuperar un método eliminado: no hay papelera ni pantalla de restauración. Para dejar de ofrecer una forma de pago sin perderla, desmarca Activa.
Repetir el nombre: dos métodos no pueden llamarse igual en toda la cuenta, aunque estén en sedes distintas.
Tener dos comportamientos en un mismo método: el Tipo es uno solo. Si necesitas cobrar por domiciliación y por pasarela, haz un método de cada tipo.

Problemas frecuentes con los métodos de pago

«No veo el método de pago que acabo de crear en otra sede»

Es el comportamiento esperado. Lo que se crea desde la pestaña «Pagos» de una sede queda acotado a esa sede. Solo los cuatro métodos sembrados al crear la cuenta son globales.

Qué puedes hacer. Crea el método también en la otra sede, con un nombre distinto: el nombre no se puede repetir en toda la cuenta.

«Al añadir un cobro a una remesa, el Método de pago sale sin proponer nada»

Por qué pasa. Ese campo viene propuesto con el primer método activo de tipo Domiciliación bancaria de la cuenta. Si no hay ninguno —se borró, se desmarcó su casilla «Activa» o se le cambió el Tipo—, el campo sale vacío. El desplegable sigue ofreciendo todos los métodos activos de la cuenta, así que el cobro se puede añadir igual.

Cómo se arregla. Elige un método en el desplegable. Para que vuelva a venir propuesto, crea o reactiva uno de tipo Domiciliación bancaria en Empresa › Academias → la sede → «Editar» → pestaña «Pagos».

«No me deja generar el fichero de la remesa SEPA»

Por qué pasa. El método de pago no tiene nada que ver. Lo que se comprueba antes de generar el fichero son el NIF/CIF, el IBAN y el BIC/SWIFT de la sede, y que cada recibo de la remesa tenga detrás un mandato SEPA vigente. La propia pantalla de la remesa dice cuál de esas cosas falta.

Cómo se arregla. Completa los datos fiscales y bancarios de la sede en Empresa › Academias → «Editar», y revisa el mandato del pagador de los recibos que se señalen.

«Ya existe un método de pago con este nombre en el centro»

Por qué pasa. El nombre de un método es único en toda la cuenta, no por sede: ya hay otro método con ese nombre, posiblemente en otra sede o entre los globales.

Cómo se arregla. Ponle un nombre que lo distinga, por ejemplo añadiendo el nombre de la sede.

«He borrado un método de pago y quiero recuperarlo»

Hoy no se puede. El panel no tiene papelera ni pantalla de restauración para los métodos de pago.

Cómo hacerlo mientras tanto. Créalo de nuevo con el mismo Tipo. Los cobros antiguos no se ven afectados: siguen apuntando al método con el que se registraron. Para la próxima vez, desmarca la casilla «Activa» en lugar de borrar.

«He dado de baja la sede y sus métodos de pago han desaparecido»

Es el comportamiento esperado. Al archivar una sede, sus métodos de pago se archivan con ella para que dejen de aparecer junto a ella.

Qué puedes hacer. Los métodos globales siguen disponibles para el resto de sedes, así que los cobros no se quedan sin forma de pago. Y no hace falta volver a crear los de la sede archivada: cuando el propietario de Isiscampus la reactiva, sus métodos de pago vuelven con ella. Recrearlos a mano además chocaría, porque el nombre no se puede repetir en toda la cuenta.