Nóminas
El módulo de Nóminas sirve para saber cuántas horas ha impartido cada profesor en un mes y cuánto cuestan, según el coste por hora de su ficha. Es un informe de gestión que se recalcula al abrirlo: se consulta mes a mes y se puede descargar en CSV.
También se conoce como: informe de nóminas, horas del profesorado, coste de profesorado, nómina mensual.
Dónde está el módulo de Nóminas
Sección titulada «Dónde está el módulo de Nóminas»Administración › Nóminas
La entrada solo aparece si la sede seleccionada en la barra superior tiene activado el módulo Nóminas. La pantalla se titula «Informe de nóminas» seguido del mes y el año que estés consultando.
Quién puede usar el módulo de Nóminas
Sección titulada «Quién puede usar el módulo de Nóminas»- Administrador de la cuenta: ve el informe completo, con tarifas e importes, y lo exporta.
- Empleados: lo mismo, sin necesidad de ningún módulo concedido en su puesto: basta con ser personal de gestión y que la sede tenga el módulo Nóminas activado.
- Profesores docentes: con el puesto «Profesor» de serie, que no concede ningún módulo, no lo ven. Tienen su propia página, Academia › Mis horas, con el mismo cálculo pero sin tarifa ni importe, y que también exige el módulo Nóminas en la sede: con el módulo apagado no aparece ninguna de las dos.
- Profesores con un puesto que concede módulos: ven el informe completo, con tarifas e importes, igual que el resto del personal de gestión.
- Alumnos y tutores: no lo ven, ni desde su portal.
Datos de una fila del informe de nóminas
Sección titulada «Datos de una fila del informe de nóminas»| Columna | Qué es |
|---|---|
| Profesor | Nombre completo del profesor. Las filas van ordenadas por apellidos. |
| Sesiones completadas | Número de clases suyas en estado Completada dentro del mes elegido. |
| Horas | Suma de la duración de esas clases. |
| Tarifa €/h | Coste por hora de su ficha. Si no lo tiene, la columna pone «Sin tarifa». |
| Total € | Horas multiplicadas por la tarifa. Vacío si no hay tarifa. |
Al pie hay una fila Totales que suma las horas y los importes de todos los profesores activos.
Cómo se calculan las horas de una nómina
Sección titulada «Cómo se calculan las horas de una nómina»Solo cuentan las clases en estado Completada. Las Canceladas, las Reprogramadas y las Programadas (aún pendientes) no suman ni horas ni coste.
La duración de cada clase es la teórica: la diferencia entre la hora de inicio y la de fin de la franja horaria de la que cuelga, no lo que el profesor fichara ese día.
El informe incluye a todos los profesores activos de la cuenta: no se recorta por la sede que tengas seleccionada en la barra superior.
Consultar la nómina de otro mes
Sección titulada «Consultar la nómina de otro mes»Quién puede: el administrador de la cuenta, los empleados y los profesores con un puesto que les conceda módulos, con el módulo Nóminas activado en la sede. Quién no: los profesores docentes, cuyo puesto no concede ningún módulo; los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Nóminas → desplegables «Mes» y «Año», arriba de la tabla.
- Elige el mes en el desplegable «Mes».
- Elige el año en el desplegable «Año».
Resultado: la tabla se actualiza al instante y el título de la pantalla cambia al periodo elegido. El desplegable de año va de dos años atrás hasta el año que viene; un periodo fuera de ese rango vuelve solo al mes en curso.
También se dice: cambiar de periodo, ver el mes pasado, navegar entre meses.
Exportar la nómina de un mes a CSV
Sección titulada «Exportar la nómina de un mes a CSV»Quién puede: el administrador de la cuenta, los empleados y los profesores con un puesto que les conceda módulos, con el módulo Nóminas activado en la sede. Quién no: los profesores docentes, cuyo puesto no concede ningún módulo; los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Nóminas → botón «Exportar CSV», a la derecha de los desplegables de mes y año.
- Elige el mes y el año que quieras exportar.
- Pulsa «Exportar CSV».
Resultado: se descarga el informe del periodo seleccionado. El archivo lleva el mes y el año en el nombre, separa las columnas por punto y coma y se abre directamente en Excel con los acentos bien.
También se dice: descargar la nómina, sacar el informe a Excel, exportar a hoja de cálculo.
Poner el coste por hora de un profesor
Sección titulada «Poner el coste por hora de un profesor»Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido y la pestaña «Profesores» sin denegar en su puesto. Quién no: los profesores docentes, cuyo puesto no concede ningún módulo; los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → «Editar» → pestaña «Profesores» → el profesor → menú (⋮) → «Editar» → sección Gestión interna.
- Abre la ficha del profesor y busca la sección Gestión interna.
- Escribe la cifra en Coste por hora (€).
- Pulsa «Guardar cambios».
Resultado: a partir de ahí sus filas del informe traen tarifa e importe, también las de meses ya pasados, porque la nómina se recalcula al abrirla.
Por esta vía, la de la ficha de la sede, la sección Gestión interna solo aparece si la sede tiene activado el módulo Nóminas. El profesor docente no ve ese dato.
También se dice: tarifa horaria, precio hora del profesor, coste interno.
Nóminas y sustituciones
Sección titulada «Nóminas y sustituciones»Cuando se asigna un sustituto a una clase, esa clase pasa a figurar como impartida por el sustituto. Una vez completada, cuenta en la nómina del sustituto y no en la del profesor original. No hace falta ningún ajuste a mano.
Cambiar el profesor de una franja tampoco reescribe el pasado: el profesor nuevo se estampa en las clases posteriores a hoy, y en las de hoy solo si siguen Programadas. Una clase de hoy que ya se dio se queda con quien la dio, y las anteriores no se tocan.
Nóminas y registro horario
Sección titulada «Nóminas y registro horario»Son dos cifras distintas y nadie las cuadra. La nómina suma la duración teórica de la franja de cada clase completada; el registro horario de la ficha del profesor suma la diferencia real entre entrada y salida.
Coinciden mientras nadie toque los fichajes automáticos, y divergen en cuanto se corrige uno a mano, se añade uno manual o se marca asistencia en una clase que no llega a Completada. Ningún aviso señala la diferencia: para conciliar hay que comparar las dos pantallas. Ver Profesores.
Qué no se puede hacer en el módulo de Nóminas
Sección titulada «Qué no se puede hacer en el módulo de Nóminas»- Cerrar o sellar la nómina de un mes: el informe se recalcula cada vez que se abre y la duración sale de la franja tal como esté hoy. Cambiar el horario de un grupo, o borrar una franja, mueve también las horas de meses ya pasados. Para dejar constancia de un mes cerrado, expórtalo a CSV.
- Filtrar el informe por sede: salen todos los profesores activos de la cuenta, con independencia del selector de sede.
- Pagar o registrar el pago desde aquí: el módulo calcula el coste, no gestiona pagos ni genera recibos.
- Ver el detalle de clases de un profesor: el informe da totales por profesor y mes; el detalle de cada clase está en Clases y en Sesiones.
Problemas frecuentes con las nóminas
Sección titulada «Problemas frecuentes con las nóminas»«No encuentro Nóminas en el menú»
Sección titulada ««No encuentro Nóminas en el menú»»Por qué pasa. La sede seleccionada en la barra superior no tiene activado el módulo Nóminas, o quien mira es un profesor docente: con el puesto «Profesor» de serie, que no concede ningún módulo, el informe está cerrado.
Cómo se arregla. Un administrador de la cuenta activa el módulo en Empresa › Academias → la sede → «Editar» → pestaña «Módulos» → sección «Finanzas» → interruptor «Nóminas». Si eres profesor docente, tu pantalla es Academia › Mis horas, que necesita ese mismo módulo activado: apagado, tampoco aparece. Y un profesor al que se le haya dado un puesto de profesor con módulos sí ve el informe completo.
«Un profesor sale con horas pero sin importe»
Sección titulada ««Un profesor sale con horas pero sin importe»»Por qué pasa. No tiene coste por hora en su ficha, así que la columna Tarifa €/h pone «Sin tarifa» y no se calcula ningún total para él. El importe de la fila Totales tampoco lo incluye.
Cómo se arregla. Edita su ficha en Empresa › Academias → la sede → «Editar» → pestaña «Profesores» y rellena Coste por hora (€) en la sección Gestión interna. Al volver al informe, el importe ya aparece.
«El total no cuadra con la suma de los importes de las filas»
Sección titulada ««El total no cuadra con la suma de los importes de las filas»»Es el comportamiento esperado. Cada importe se calcula multiplicando horas por tarifa y se redondea solo para mostrarlo. Al sumar muchas filas, el total puede diferir en algún céntimo respecto a sumar a mano los importes ya redondeados.
Qué puedes hacer. Si necesitas una conciliación exacta, usa el detalle exportado con «Exportar CSV» en lugar de las cifras redondeadas de la pantalla.
«La tabla dice que no hay profesores activos»
Sección titulada ««La tabla dice que no hay profesores activos»»Por qué pasa. El aviso «No hay profesores activos registrados.» sale cuando ninguna ficha de profesor de la cuenta está marcada como Activo, no cuando falta trabajo ese mes.
Cómo se arregla. Revisa las fichas en Empresa › Academias → la sede → «Editar» → pestaña «Profesores» y marca Activo en las que sigan en plantilla. Un profesor activo sin clases completadas ese mes sí aparece, con cero sesiones y cero horas.