Diplomas y certificados

El módulo de Diplomas y certificados sirve para emitir documentos en PDF a nombre de un alumno: certificados de asistencia, diplomas de finalización de curso y certificados de nivel. Se emiten desde el listado de alumnos y quedan guardados en el expediente de cada alumno, desde donde se pueden volver a descargar.

También se conoce como: diplomas, certificados, títulos, acreditaciones.

Dónde está el módulo de Diplomas y certificados

Se emiten desde Clientes › Alumnos, en el menú de acciones de la fila del alumno. El historial de lo ya emitido vive en la ficha del alumno: Clientes › Alumnos → «Editar» → pestaña Expediente → Diplomas y certificados.

Quién puede usar el módulo de Diplomas y certificados

• Administrador de la cuenta: emite diplomas, consulta el historial, descarga los PDF y borra los emitidos.
• Empleados: solo los que tengan concedido el módulo «Alumnos» en su perfil de empleado.
• Profesores: el profesor de portal ve el historial de sus alumnos en solo lectura, sin el botón de descarga y sin poder emitir. Si además se le da un perfil de empleado con el módulo «Alumnos», pasa a tener el acceso completo.
• Alumnos y tutores: no entran a esta pantalla. Reciben su diploma por correo, con el PDF adjunto.

Tipos de diploma o certificado

Tipo	Cuándo usarlo
Certificado de asistencia	Para acreditar la asistencia del alumno a un grupo. El porcentaje se teclea al emitirlo.
Diploma de finalización	Al terminar un curso o un periodo lectivo. Es el tipo que viene propuesto.
Certificado de nivel	Para academias que certifican niveles, por ejemplo A1 o B2.

Plantillas de diploma

Plantilla	Qué aspecto tiene
Clásico	Orla con bordes decorativos dobles, tipografía con remates y sello circular. Es la que viene propuesta.
Moderno	Banda lateral oscura con las iniciales de la academia y un diseño limpio en horizontal.

Las dos se imprimen en horizontal y llevan el nombre y los datos de la sede tal como estén en Empresa › Academias. Las dos llevan en la cabecera el logotipo de la sede, o el genérico de Isiscampus si la sede no tiene el suyo cargado. La plantilla Moderno lo repite además en un círculo de la banda lateral, y eso sí solo cuando el logotipo es propio de la sede.

Emitir un diploma

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Alumnos → menú de acciones de la fila del alumno → «Emitir diploma». Antes de empezar: toda emisión es manual. No hay ningún disparador que emita diplomas solo.

1. Pulsa «Emitir diploma».
2. Elige el Tipo y la Plantilla.
3. En Grupo / matrícula, vincula el diploma a una matrícula activa del alumno o deja «Sin grupo específico».
4. Según el tipo, rellena el Nivel —solo en los certificados de nivel— o el % asistencia, entre 0 y 100 —solo en los de asistencia—.
5. Ajusta el Título del diploma y el Texto del diploma, que vienen propuestos, y confirma.

Resultado: se genera el PDF, queda apuntado en el expediente del alumno y sale un correo con el PDF adjunto.

También se dice: expedir un certificado, sacar un diploma, generar un título.

Variables del texto de un diploma

En el Texto del diploma puedes escribir estas variables, que se sustituyen al generar el PDF:

Variable	Se sustituye por
{nombre_alumno}	Nombre y apellidos del alumno.
{nombre_asignatura}	El nivel o curso del grupo vinculado, no una asignatura: los grupos no llevan asignatura. Sin grupo vinculado imprime una raya.
{nombre_academia}	Nombre de la sede con la que se emite.
{fecha}	Fecha de emisión, en formato de día, mes y año.
{nivel}	El Nivel tecleado al emitir. Como ese campo solo aparece en los certificados de nivel, en los demás tipos queda vacía.

El texto admite como mucho 600 caracteres escritos. Ojo: ese tope cuenta lo que escribes, no lo que sale impreso, así que un texto hecho casi solo de variables todavía puede desbordar la página.

Consultar y descargar los diplomas de un alumno

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los alumnos y los tutores. El profesor de portal ve la lista, pero no el botón de descarga. Dónde: Clientes › Alumnos → «Editar» → pestaña Expediente → Diplomas y certificados.

1. Abre la pestaña. La tabla muestra el Tipo, el Título, la Plantilla, la fecha de Emitido, la Asistencia y el Nivel de cada documento.
2. Filtra por Tipo o por Plantilla si la lista es larga.
3. Abre el menú de acciones (⋮) de la fila que quieras y pulsa «Descargar PDF». El documento se descarga como PDF.

Resultado: el PDF se vuelve a generar en el momento de descargarlo con los datos actuales de la sede, así que el enlace nunca queda roto.

También se dice: historial de diplomas, ver los certificados del alumno.

Borrar un diploma emitido

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Alumnos → «Editar» → pestaña Expediente → Diplomas y certificados → menú de acciones (⋮) de la fila del diploma → «Borrar». ¿Se puede deshacer?: no desde el panel. El diploma se retira del historial y no hay ninguna pantalla para recuperarlo.

1. Abre el menú de acciones (⋮) de la fila del diploma y pulsa «Borrar».
2. Confirma en el aviso.

Qué se pierde y qué se conserva: el diploma desaparece del historial del alumno. El correo que se envió en su día y su PDF adjunto siguen en el buzón de quien lo recibió.

También se dice: eliminar, quitar un certificado del historial.

A quién le llega el correo del diploma

Al emitir, el correo lleva por asunto el título del diploma, el PDF adjunto y un aviso en la campana para quien tenga cuenta de acceso. El destinatario no siempre es el alumno. Se resuelve en este orden:

• Primero, el alumno, si tiene cuenta de acceso propia.
• Si no, el tutor principal que tenga cuenta.
• Si tampoco, cualquier tutor con cuenta.

Así, un menor sin correo propio recibe el diploma a través de su tutor. Si ni el alumno ni ningún tutor tienen cuenta de acceso, el diploma se genera igual pero no se envía a nadie. Lo mismo ocurre si la sede que emite no tiene configurado su propio servidor de correo: el aviso avisa de ello y nombra la sede. En los dos casos el diploma queda en el expediente y se puede descargar a mano.

Qué no se puede hacer en el módulo de Diplomas y certificados

• Emitir diplomas automáticamente: no hay ningún disparador por asistencia, por fin de curso ni por ningún otro motivo. Siempre los emite una persona.
• Recuperar un diploma borrado: el panel no tiene papelera ni pantalla de restauración.
• Editar un diploma ya emitido: el historial solo permite descargarlo o borrarlo. Para cambiar algo, bórralo y emite otro.
• Emitir a varios alumnos a la vez: la emisión es de uno en uno, desde la fila de cada alumno.
• Elegir la sede que firma el diploma: la pone el panel, a partir de la matrícula activa más reciente del alumno; si no tiene ninguna, usa la primera sede activa.

Problemas frecuentes con los diplomas

«El alumno dice que no le ha llegado el diploma»

Por qué pasa. El correo solo sale si el alumno o alguno de sus tutores tiene cuenta de acceso, y solo si la sede que emite tiene configurado su propio servidor de correo. El aviso que aparece al emitir no sirve para distinguirlos: solo mira el correo del alumno, así que puede decir que no se ha enviado nada cuando el tutor sí lo ha recibido, y darlo por enviado cuando no había ninguna cuenta a la que mandarlo.

Cómo se arregla. Descarga el PDF desde Clientes › Alumnos → «Editar» → Expediente → Diplomas y certificados y mándalo tú. Para la próxima, dale acceso al portal al alumno o a un tutor, y revisa el correo de la sede en Empresa › Academias.

«En el diploma sale una raya donde debería ir la asignatura»

Por qué pasa. La variable del nombre de la asignatura imprime el nivel o curso del grupo vinculado, porque los grupos no llevan asignatura. Si emitiste el diploma con «Sin grupo específico», no hay nada que imprimir y sale una raya.

Cómo se arregla. Borra el diploma y vuelve a emitirlo eligiendo en Grupo / matrícula una matrícula activa del alumno, o escribe el nombre a mano en el Texto del diploma en vez de usar la variable.

«He puesto la variable del nivel y sale vacía»

Es el comportamiento esperado. El campo Nivel solo se pide al emitir un certificado de tipo nivel. En un diploma de finalización o en un certificado de asistencia no hay nivel que sustituir, así que la variable queda vacía.

Qué puedes hacer. Emite el documento como Certificado de nivel y rellena su campo Nivel, o quita la variable del texto y escribe el nivel a mano.

«El texto del diploma se sale de la página»

Por qué pasa. El diploma es de una sola página y sin paginación. El límite de 600 caracteres cuenta lo que escribes, no lo que sale impreso: un nombre de alumno o de sede largos pueden alargar el resultado por encima de lo previsto.

Cómo se arregla. Acorta el Texto del diploma, borra el emitido y vuelve a emitirlo. Comprueba el resultado descargando el PDF antes de darlo por bueno.