Remesas SEPA

El módulo de Remesas SEPA sirve para agrupar en un único fichero XML los cobros por domiciliación bancaria de una sede y subirlo al banco para que los cargue de una vez. Cada remesa lleva recibos enviados o vencidos de pagadores con un mandato SEPA vigente; los recibos se gestionan en Recibos.

También se conoce como: domiciliaciones, adeudos SEPA, recibos domiciliados, cargos en cuenta, fichero del banco.

Dónde está el módulo de Remesas SEPA

Administración › Remesas SEPA

Quién puede usar el módulo de Remesas SEPA

• Administrador de la cuenta: crea, presenta, liquida y borra remesas.
• Empleados: solo con el módulo «Remesas» concedido en su perfil. De los perfiles que trae la cuenta, Gerente lo incluye; Coordinador y Recepcionista no.
• Profesores: no lo ven, salvo que su perfil de empleado les conceda ese módulo.
• Alumnos y tutores: no lo ven.

Además, la sede tiene que tener encendido el módulo «Remesas SEPA»: Empresa › Academias → la sede → pestaña Módulos → sección Finanzas. Si no está encendido, la entrada no aparece en el menú.

Qué es una remesa SEPA

Una remesa SEPA agrupa varias órdenes de adeudo directo en un fichero XML con el formato pain.008 del estándar SEPA. Se genera desde el panel y se sube al banco para que ejecute los cobros de forma masiva. Cada remesa es de una sola sede y solo admite recibos de esa sede.

Antes de crear una remesa SEPA

• La sede tiene que tener su NIF/CIF en los datos fiscales y su IBAN y su BIC en los datos bancarios de su ficha (Empresa › Academias → la sede). Sin ellos no se descarga el fichero.
• Cada recibo tiene que estar Enviado o Vencido y ser de la sede de la remesa.
• El pagador de cada recibo —el alumno o su tutor titular— tiene que tener un mandato SEPA en estado Activo.

El mandato SEPA

El mandato es la autorización del pagador para domiciliar sus recibos. Cada mandato guarda su IBAN, su referencia única (RUM), su fecha de firma, su esquema —CORE (básico) o B2B (empresas)— y su estado.

• El IBAN que se recoge al contratar se valida por mod-97 (norma ISO 13616): no se admite un IBAN con los dígitos de control incorrectos.
• Si se activa una matrícula y ni el alumno ni su titular tienen IBAN ni referencia de mandato, los administradores reciben un aviso en el panel. El aviso no bloquea la matrícula, pero sin mandato vigente el recibo no se podrá añadir a una remesa.

Estados de un mandato SEPA

Estado	Qué significa
Activo	Vigente: se puede domiciliar con él.
Modificado	Sustituido por uno nuevo al cambiar el RUM o el IBAN; se conserva como histórico.
Revocado	Ya no autoriza adeudos.
Caducado	Lleva 36 meses sin usarse, contados desde su último uso o, si nunca se usó, desde su firma. El mantenimiento diario lo caduca solo.

Importar un mandato firmado en papel

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Alumnos → el alumno → tabla Tutores / Familiares → acciones de la fila del tutor → «Importar mandato en papel». Antes de empezar: el tutor tiene que figurar como pagador; si no, la opción no aparece.

1. Pulsa «Importar mandato en papel».
2. Escribe el RUM del mandato, de hasta 35 caracteres.
3. Elige la Fecha firma mandato, que no puede ser posterior a hoy.
4. Confirma.

Resultado: avisa «Mandato importado». El mandato se registra tal cual, con su RUM y su fecha de firma, sin volver a firmarlo. Sirve a la academia que ya domiciliaba antes de usar Isiscampus.

Si falla:

• «No se pudo importar el mandato» con «Ya existe un mandato con ese RUM.»: ese RUM ya está registrado en la cuenta.

También se dice: dar de alta un mandato antiguo, registrar la orden de domiciliación.

Crear una remesa SEPA

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Remesas» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Remesas SEPA → botón «Nueva remesa».

1. Pulsa «Nueva remesa».
2. Elige la Academia. Si la cuenta tiene una sola sede, viene elegida.
3. Revisa la Fecha de cobro (banco): viene a 5 días vista.
4. Deja el Estado en Borrador y, si quieres, escribe Notas.
5. Pulsa «Crear».

Resultado: la remesa queda creada, sin recibos. Los recibos se añaden en su pestaña «Recibos en esta remesa».

También se dice: preparar una remesa, nueva domiciliación.

Datos de una remesa SEPA

Campo	Qué es	Obligatorio
Academia	Sede que cobra la remesa. Solo se ofrecen sedes activas.	Sí
Fecha de cobro (banco)	Fecha en la que el banco ejecutará el cargo de los recibos.	Sí
Estado	Estado de la remesa. Al crearla, Borrador.	Sí
Notas	Texto libre.	No

El Total no se teclea: es la suma de los recibos incluidos y se recalcula al añadir, editar o quitar uno. El listado muestra Academia, Fecha cobro, Recibos, Total, Estado y Creado, y abre filtrado en las remesas en Borrador.

Añadir recibos a una remesa SEPA

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Remesas» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Remesas SEPA → «Editar» en la remesa → pestaña «Recibos en esta remesa» → botón «Añadir recibo».

1. Pulsa «Añadir recibo».
2. En Recibo, busca por número o por nombre o apellido del alumno. Solo salen recibos Enviados o Vencidos de la sede.
3. Se rellenan solos el Importe (€), con lo que queda por cobrar, y, sin poder cambiarlos, la Referencia mandato SEPA, el IBAN del deudor y la Fecha firma mandato del mandato vigente.
4. Revisa el Método de pago y la Fecha de cobro.
5. Pulsa «Crear».

Resultado: el total de la remesa se recalcula.

Si falla:

• «El recibo elegido no pertenece a la sede de esta remesa.»: elige uno de esa sede.
• «El alumno de esta factura no tiene un mandato SEPA vigente; no se puede domiciliar el recibo.»: registra antes su mandato.

También se dice: domiciliar un recibo.

Estados de una remesa SEPA

Estado	Qué significa	Cómo se llega a él
Borrador	En preparación: se le añaden recibos.	Al crearla.
Presentada	Entregada al banco.	«Marcar como presentada».
En proceso	El banco está ejecutando los cargos.	Eligiéndolo en el campo Estado de una remesa presentada y pulsando «Guardar».
Liquidada	Cobrada.	«Marcar como liquidada».
Fallida	No se ha podido cobrar.	«Marcar como fallida».

Una remesa solo avanza: de Presentada o En proceso pasa a Liquidada o Fallida, y no vuelve nunca a Borrador. Una remesa Fallida puede volver a Presentada desde el campo Estado.

Descargar el fichero SEPA y presentar la remesa

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Remesas» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Remesas SEPA → «Editar» en la remesa → botones «Descargar XML SEPA» y «Marcar como presentada».

1. Pulsa «Descargar XML SEPA». Antes de generarlo se comprueba que la sede tenga NIF/CIF, IBAN y BIC y que cada recibo tenga detrás un mandato Activo; si falta algo, sale el motivo y no se descarga nada.
2. Sube el fichero a tu banco.
3. Pulsa «Marcar como presentada» y confirma. Solo aparece en las remesas en Borrador.

Resultado: la remesa pasa a Presentada. En el fichero, el primer adeudo de cada mandato va como primer adeudo (FRST) y los siguientes como recurrentes (RCUR), también cuando varios recibos del mismo mandato van en la misma remesa. Al generar el fichero, el mandato queda marcado como usado.

También se dice: generar el fichero del banco, enviar la remesa.

Liquidar una remesa SEPA

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Remesas» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Remesas SEPA → «Editar» en la remesa → botón «Marcar como liquidada». Antes de empezar: la remesa tiene que estar Presentada o En proceso.

1. Pulsa «Marcar como liquidada».
2. Confirma.

Resultado: la remesa pasa a Liquidada y sus cobros se dan por Completados, por el importe que quedara pendiente en cada recibo como mucho. Cada recibo que queda sin saldo pasa a Pagado y su expediente de impago abierto se resuelve; un cobro parcial deja el recibo pendiente. Si un recibo ya estaba cobrado por otra vía, su cobro de la remesa se marca Devuelto y no aporta nada.

También se dice: dar por cobrada la remesa, cerrar la remesa.

Marcar una remesa SEPA como fallida

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Remesas» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Remesas SEPA → «Editar» en la remesa → botón «Marcar como fallida». Antes de empezar: la remesa tiene que estar Presentada o En proceso.

1. Pulsa «Marcar como fallida».
2. Confirma.

Resultado: la remesa pasa a Fallida y todos sus cobros, a Fallido. Cada recibo que se queda con saldo pendiente vuelve a Vencido y su expediente de impago se reabre, para poder reclamarlo.

También se dice: remesa rechazada, el banco no ha cobrado la remesa.

Marcar un recibo de la remesa como devuelto

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Remesas» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Remesas SEPA → «Editar» en la remesa → pestaña «Recibos en esta remesa» → menú (⋮) de la fila → «Marcar devuelto». Antes de empezar: el cobro tiene que estar Completado.

1. Pulsa «Marcar devuelto».
2. Confirma.

Resultado: avisa «Recibo marcado como devuelto» y el cobro pasa a Devuelto. Si el recibo se queda con saldo pendiente, vuelve a Vencido, su expediente de impago se reabre, se prepara el siguiente recordatorio de pago y los administradores reciben el aviso «Pago devuelto» por email y en el panel.

También se dice: devolución de un recibo, recibo rechazado por el banco.

Importar las devoluciones del banco

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Remesas» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Remesas SEPA → «Editar» en la remesa → botón «Importar devoluciones». Antes de empezar: la remesa tiene que estar Presentada o En proceso.

1. Pulsa «Importar devoluciones».
2. En Fichero de devolución del banco (XML), sube el fichero de devoluciones pain.002 que te envía el banco.
3. Confirma.

Resultado: cada adeudo devuelto del fichero se casa con su cobro de esta remesa y se trata igual que «Marcar devuelto», guardando además el motivo del banco. Al terminar, un resumen dice cuántas devoluciones se han procesado, cuántas ya estaban devueltas y cuántas no se han podido casar. Importar dos veces el mismo fichero no duplica nada.

También se dice: conciliar las devoluciones, cargar el fichero de rechazos.

Quitar un recibo de una remesa SEPA

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Remesas» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Remesas SEPA → «Editar» en la remesa → pestaña «Recibos en esta remesa» → menú (⋮) de la fila → «Borrar». ¿Se puede deshacer?: no. Si te equivocas, vuelve a añadir el recibo.

1. Pulsa «Borrar».
2. Confirma con «Borrar».

Qué se pierde y qué se conserva: el cobro domiciliado sale de la remesa y el total se recalcula. El recibo se conserva; si estaba Pagado y deja de estar cubierto, vuelve a Enviado.

También se dice: sacar un recibo de la remesa.

Eliminar una remesa SEPA

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Remesas» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Remesas SEPA → «Editar» en la remesa → botón «Borrar». Desde el listado, marca las remesas → «Borrar seleccionados». ¿Se puede deshacer?: no. La ventana lo avisa: «Esta acción es irreversible.»

1. Pulsa «Borrar».
2. Confirma con «Sí, eliminar» en la ventana «Eliminar remesa».

Qué se pierde y qué se conserva: la remesa desaparece del listado. Esta página no documenta qué pasa con los recibos que llevaba: si quieres que su estado se actualice, quítalos uno a uno antes de borrarla.

También se dice: borrar una remesa, anular una remesa.

Qué no se puede hacer en el módulo de Remesas SEPA

• Domiciliar recibos de otra sede: cada remesa solo admite recibos de su sede.
• Añadir un recibo sin mandato vigente: el pagador necesita un mandato Activo.
• Añadir recibos en borrador, pagados o cancelados: solo se ofrecen los Enviados o Vencidos.
• Devolver una remesa a Borrador: una remesa solo avanza.
• Descargar el fichero sin NIF/CIF, IBAN o BIC de la sede: complétalos antes en la ficha de la sede.
• Importar devoluciones de una remesa en Borrador, Liquidada o Fallida: solo se importan en remesas Presentadas o En proceso.

Problemas frecuentes con las remesas SEPA

«No encuentro Remesas SEPA en el menú»

Por qué pasa. La sede elegida no tiene encendido el módulo «Remesas SEPA», o tu perfil no tiene concedido el módulo «Remesas».

Cómo se arregla. Enciéndelo en Empresa › Academias → la sede → pestaña Módulos → sección Finanzas. Si ya lo está, pide a quien administra la cuenta que añada «Remesas» a tu perfil.

«No me deja descargar el XML SEPA»

Por qué pasa. A la sede le falta el NIF/CIF, el IBAN o el BIC, o algún recibo de la remesa ya no tiene detrás un mandato Activo porque se ha revocado o ha caducado. El aviso dice cuál de los motivos es.

Cómo se arregla. Completa los datos fiscales y bancarios de la sede, o quita de la remesa el recibo sin mandato vigente y vuelve a descargar.

«No puedo devolver la remesa a Borrador»

Es el comportamiento esperado. Una remesa solo avanza: presentada, en proceso y, al final, liquidada o fallida.

Qué puedes hacer. Si la remesa no llegó a cobrarse, márcala como fallida; si hay que rehacerla, crea una remesa nueva.