Alumnos

El módulo de Alumnos sirve para mantener la ficha de cada estudiante de la academia: sus datos, su estado, sus matrículas, sus recibos, sus tutores y su expediente. Es el módulo del que cuelgan casi todos los demás: los grupos se llenan con alumnos, los recibos se emiten a su titular y los avisos de ausencia salen de su ficha.

También se conoce como: estudiantes, matriculados, fichas de alumno, altas de alumno.

Dónde está el módulo de Alumnos

Clientes › Alumnos

Quién puede usar el módulo de Alumnos

• Administrador de la cuenta: ve el listado y puede crear, editar, dar de baja, archivar, importar y eliminar alumnos.
• Empleados: solo los que tengan concedido el módulo «Alumnos» en su perfil. Los tres perfiles que vienen de fábrica —Gerente, Coordinador y Recepcionista— lo traen.
• Profesores: ven el listado de sus alumnos y su ficha en solo lectura, sin email, teléfono, documento de identidad, dirección, tutores ni nada económico. Su única acción de fila es «Ver». Un profesor al que se le da un perfil de empleado con el módulo «Alumnos» pasa a tener el acceso completo.
• Alumnos y tutores: no ven este módulo. Tienen su propio portal.

Datos personales de un alumno

Campo	Qué es	Obligatorio
Nombre	Nombre de pila. Hasta 100 caracteres.	Sí
Apellidos	Apellidos. Hasta 100 caracteres.	Sí
Nombre a mostrar	Cómo se le nombra en listados y pantallas. Se rellena solo con el nombre y los apellidos, y se puede cambiar.	No
¿Cómo nos ha conocido?	De dónde viene el alumno.	Sí
¿Es menor?	Viene marcado al crear. Marcado, el alta exige al menos un tutor.	No
Código postal	Al escribirlo se rellena sola la ciudad, si se reconoce.	No
Ciudad	Localidad del alumno.	No
Dirección	Calle y número.	No
Notas	Texto libre interno, hasta 500 caracteres.	No

Datos académicos de un alumno

Campo	Qué es	Obligatorio
Academia	Sede a la que pertenece la ficha. Si hay una sede elegida en la barra superior, se toma de ahí y no se pregunta.	Sí
Centro educativo de origen	Colegio o instituto del que viene.	No
Nivel / Curso	Curso del alumno dentro de la sede.	No
Asignaturas de interés	Materias que quiere reforzar.	No
Fecha de alta	Cuándo entró en la academia.	No
Fecha de baja	Cuándo la dejó.	No
Lead de origen	Contacto comercial del que salió el alumno, si lo hubo.	No

Datos de facturación de un alumno

Campo	Qué es	Obligatorio
Titular del recibo	Tutor que paga. Vacío significa que paga el propio alumno.	No
Método de pago preferido	Con qué se le cobra normalmente.	No
Día emitida	Día del mes en el que se le emiten los recibos.	No
Entrega	Cómo recibe el recibo.	No
IBAN	Cuenta bancaria para los recibos domiciliados.	No
Ref. mandato SEPA	Referencia del mandato de domiciliación.	No
Fecha firma mandato	Cuándo se firmó el mandato.	No

El email, el teléfono, la fecha de nacimiento y el documento de identidad del alumno no se teclean en la ficha: la academia habla con la familia, así que esos datos se toman del tutor. Se siguen viendo en el listado y en la ficha de solo lectura, y la importación los sigue trayendo.

Estados de un alumno

Estado	Qué significa	Cómo se llega a él
Activo	Está en curso: al menos una de sus matrículas está vigente hoy.	Lo pone el sistema al crear, editar o borrar una matrícula.
Con Reserva	Tiene la plaza reservada pero todavía no asiste: ninguna matrícula está vigente hoy y alguna empieza más adelante.	Lo pone el sistema.
Inactivo	Ni matrículas vigentes ni futuras, o todas terminadas.	Lo pone el sistema, o la acción «Dar de baja».
Archivado	Retirado del día a día y conservado para el histórico. Es terminal: el sistema ya no le vuelve a cambiar el estado.	Solo con la acción «Archivar».

No existe un estado «baja»: un alumno que deja la academia se da de baja (queda Inactivo) o se archiva, y en los dos casos su expediente, sus recibos y sus documentos se conservan.

Cómo se calcula el estado de un alumno

Activo, Con Reserva e Inactivo no se llevan a mano: los calcula el sistema a partir de las fechas de las matrículas del alumno. Solo cuenta la matrícula que está activa y tiene horario asignado.

• Activo: hoy cae dentro del rango Desde–Hasta de alguna matrícula. Sin fecha de fin, la matrícula está siempre vigente.
• Con Reserva: ninguna está vigente hoy, pero alguna empieza más adelante.
• Inactivo: ni una cosa ni la otra.

Dos cosas que conviene tener claras: las clases dadas no intervienen —faltar a clase no cambia el estado, y figurar como Activo no significa haber asistido—, y una matrícula sin horario asignado no cuenta para nada, así que el alumno queda Inactivo aunque la matrícula esté activa.

Cuándo se recalcula el estado de un alumno

El estado del alumno se recalcula en dos momentos:

• Al instante, cada vez que se crea, edita o borra una matrícula suya.
• En la pasada de mantenimiento de la madrugada, que es la que aplica los cambios que dependen solo del calendario. Por eso el alumno cuya reserva empieza hoy aparece como Activo a partir de esa pasada, y no al dar la medianoche.

Archivado queda fuera del cálculo: es terminal y manual. El sistema nunca archiva a nadie ni saca a nadie del archivo, y no hay ningún campo de estado editable, ni en el alta ni en la ficha del alumno.

Crear un alumno

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Alumnos → botón «Nuevo alumno». Antes de empezar: la sede tiene que tener temporada, horario y método de pago. Si le falta alguno, el panel avisa y no abre el asistente.

1. Pulsa «Nuevo alumno».
2. Datos del alumno: escribe el Nombre y los Apellidos, elige ¿Cómo nos ha conocido? y deja o quita ¿Es menor?. Si es menor, añade al menos un tutor.
3. Datos académicos: elige la sede si se pregunta, el centro de origen, el nivel y los grupos de cada temporada.
4. Recibos: asigna tarifa, bonos y anticipos, y elige el Titular del recibo.
5. Médico y condiciones: añade condiciones especiales y consentimientos.
6. Pulsa «Finalizar».

Resultado: el alumno se crea entero de una sola vez, con sus matrículas, sus tutores, sus consentimientos y su cuenta del portal.

También se dice: dar de alta un alumno, matricular, registrar un alumno.

Qué pasa si dejas un alta de alumno a medias

Nada de lo tecleado en el asistente crea alumno alguno hasta que pulsas «Finalizar»: mientras tanto vive aparte, en un borrador propio del alta.

Eso tiene tres consecuencias:

• Cancelar no destruye nada, porque todavía no hay alumno: solo se tira el borrador.
• Un alta abandonada se pierde. No hay forma de retomarla: si cierras la pestaña, lo tecleado se queda ahí hasta que lo recoge el barrido diario de altas abandonadas, a las 24 horas de la última vez que lo tocaste.
• Si intentas finalizar sobre un borrador que el barrido ya se llevó, el panel te avisa de que el alta ha caducado y te pide empezarla de nuevo.

Por eso no verás nunca un alumno «a medias» en el listado: o está dado de alta entero, o no existe.

Editar un alumno

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Alumnos → el alumno → pestaña que quieras cambiar.

1. Abre la ficha pulsando el nombre del alumno en el listado.
2. Cambia lo que necesites en la pestaña que corresponda.
3. Pulsa «Guardar cambios».

Qué no se puede cambiar: el estado no tiene campo: lo lleva el sistema, y para archivar o desarchivar están sus acciones propias. El email, el teléfono, la fecha de nacimiento y el documento de identidad tampoco se teclean desde aquí.

También se dice: modificar, cambiar, corregir la ficha de un alumno.

Pestañas de la ficha del alumno

La cabecera de la ficha muestra siempre el estado actual del alumno y su usuario de acceso al portal, con un tick verde cuando ese acceso está activo.

La ficha se organiza en seis pestañas:

• Datos del alumno — datos personales, dirección, notas y la tabla de tutores, donde se crean, se vinculan, se editan y se desvinculan.
• Datos académicos — sede, centro de origen, nivel, asignaturas de interés, fechas de alta y baja, lead de origen y las matrículas por temporada.
• Diagnósticos y listas de espera — entrevistas de entrada y plazas en espera. No aparece mientras se da de alta.
• Recibos — titular del recibo, método de pago, datos del mandato, tarifas, bonos de horas y recibos.
• Médico y condiciones — condiciones especiales del alumno y consentimientos.
• Expediente — el historial, en cuatro subpestañas. No aparece mientras se da de alta.

Subpestañas del expediente del alumno

Dentro de la pestaña Expediente de la ficha del alumno hay cuatro subpestañas:

• Calificaciones — notas por sesión en todas sus clases, y las notas del colegio que aporta la familia.
• Incidencias — comportamiento, accidentes y situaciones especiales, con la acción para cerrarlas con su nota de resolución. Ver Categorías de incidencia.
• Diplomas y certificados — diplomas emitidos, con descarga en PDF. Ver Diplomas y certificados.
• Asistencia — asistencias del alumno a sus clases ya vencidas: las clases todavía por dar no aparecen, para que no se lean como faltas pendientes.

Dar de baja a un alumno

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Alumnos → menú (⋮) de la fila, o ficha del alumno → menú «Acciones» → «Dar de baja». Solo aparece si el alumno está Activo. ¿Se puede deshacer?: sí. En cuanto vuelva a tener una matrícula vigente, el cálculo automático lo devuelve a Activo.

1. Pulsa «Dar de baja».
2. Lee el aviso: «Se dará de baja al alumno y se cerrarán sus matrículas activas. Sus datos se conservan pero dejará de recibir notificaciones, cargos y cualquier acción automática.»
3. Confirma con «Dar de baja».

Resultado: el alumno queda Inactivo, se le pone fecha de baja y se cierran sus matrículas activas. No se pierde nada.

También se dice: desactivar, poner inactivo, dar la baja.

Archivar un alumno

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Alumnos → menú (⋮) de la fila, o ficha del alumno → menú «Acciones» → «Archivar». No aparece si el alumno ya está archivado. ¿Se puede deshacer?: sí, con «Desarchivar», pero no recupera las matrículas que se cerraron al archivarlo.

1. Pulsa «Archivar».
2. Lee el aviso: «Se cerrarán sus matrículas activas y el alumno quedará archivado. El sistema deja de recalcularle el estado y de contarlo en altas, descuentos por hermanos y avisos automáticos.»
3. Confirma con «Archivar».

Resultado: el alumno queda Archivado, que es terminal, y se cierran sus matrículas activas. Sus datos se conservan enteros.

También se dice: retirar del día a día, guardar en el histórico.

Desarchivar un alumno

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Alumnos → menú (⋮) de la fila, o ficha del alumno → menú «Acciones» → «Desarchivar». Solo aparece si el alumno está archivado.

1. Pulsa «Desarchivar».
2. Lee el aviso: «El alumno vuelve al cálculo automático: quedará activo, con reserva o inactivo según sus matrículas. Las matrículas que se cerraron al archivarlo no se recuperan.»
3. Confirma con «Desarchivar».

Resultado: el alumno vuelve al cálculo automático y el panel dice en qué estado ha quedado. Es la única salida del archivo.

También se dice: sacar del archivo, reactivar un alumno archivado.

Eliminar un alumno

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Alumnos → menú (⋮) de la fila, o ficha del alumno → menú «Acciones» → «Eliminar». ¿Se puede deshacer?: no. No hay papelera: el alumno eliminado no pasa por ningún sitio del que recuperarlo. Alternativa: si lo que quieres es que deje de venir pero conservar su rastro, usa «Dar de baja» o «Archivar».

1. Pulsa «Eliminar».
2. Revisa el apartado «Esto es lo que se va a destruir», que cuenta sobre ese alumno concreto cuántos recibos, cuántos cobros y cuántos tutores se quedarán sin ningún alumno.
3. Si el alumno tiene recibos, escribe la palabra de confirmación que el propio aviso te indica.
4. Confirma con «Sí, eliminar definitivamente».

También se dice: borrar, quitar del sistema.

Qué se pierde al eliminar un alumno

Eliminar un alumno destruye al alumno y todo lo suyo: matrículas, asistencia, tarifas, incidencias, calificaciones, diagnósticos, consentimientos, certificados, bonos de horas y plazas en lista de espera.

Destruye además sus recibos, con sus cobros y sus expedientes de deuda. Por eso el total de cada remesa afectada se recalcula solo, para que siga cuadrando, y por eso el borrado de un alumno con recibos pide escribir la palabra de confirmación: se pierde registro fiscal y quedan huecos en la numeración de serie.

Lo único que sobrevive es su dirección de correo, que queda liberada y puede volver a usarse para dar de alta a otra persona.

Si necesitas conservar el rastro contable, no elimines al alumno: dale de baja o archívalo.

Importar alumnos desde un CSV o un Excel

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Alumnos → botón «Más acciones» → «Importar CSV/Excel». Antes de empezar: elige la sede en la barra superior, porque los alumnos se crean en esa sede. La primera fila del fichero tiene que traer las cabeceras.

1. Subir archivo: elige el CSV o el Excel. El límite es de 500 filas por fichero.
2. Mapear columnas: asocia cada campo del alumno a una columna del fichero. Muchas cabeceras habituales se reconocen solas y el mapeo se puede ajustar a mano.
3. Vista previa: revisa cómo quedarán los datos antes de confirmar.

Resultado: los alumnos importados entran como Inactivos, porque no traen matrícula, tarifa ni horario.

También se dice: importación masiva, carga de alumnos, subir el listado.

Qué admite y qué avisa la importación de alumnos

Además del nombre y los apellidos, la importación de alumnos admite email, teléfono, fecha de nacimiento, documento de identidad, nombre a mostrar, dirección, ciudad, código postal, centro de origen, nivel o curso, cómo os conoció y notas. Si dudas de qué columnas usar, en la propia pantalla hay un enlace para descargar una plantilla de ejemplo con todas las columnas admitidas.

Cada fila se valida en la vista previa, y los problemas de una fila no tumban el resto:

• Si el nivel o curso no existe en esa sede, el alumno se importa igualmente pero sin nivel, y se te avisa.
• Las filas con errores reales, o duplicadas, se omiten y el resto entra con normalidad. Al terminar puedes descargar un informe con el detalle de lo que no entró.
• Si el fichero supera las 500 filas se rechaza entero, no se importa a medias: divídelo en lotes y súbelos por separado.

Crear el acceso al portal de un alumno

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: ficha del alumno → menú «Acciones» → «Crear acceso al portal». También está en el menú (⋮) de la fila del listado. Solo aparece si el alumno no tiene ya cuenta.

1. Pulsa «Crear acceso al portal».
2. Desde la ficha puedes escribir un Email de acceso distinto del de contacto. Si lo dejas vacío, se accederá con un usuario generado.
3. Confirma.

Resultado: se crea la cuenta sin ninguna contraseña en claro, con cambio de contraseña forzado, y el panel te da un enlace de acceso firmado que caduca a las 48 horas para que se lo hagas llegar al alumno. Al abrirlo, el alumno fija su propia contraseña; hasta entonces no puede usar el portal. El enlace deja de valer en cuanto la contraseña queda fijada.

También se dice: dar acceso al portal, crear usuario del alumno.

Cuando el alumno no tiene email propio

Cuando un alumno —típicamente un menor— no tiene email propio, su acceso se apoya en el tutor principal: es la cuenta del tutor, con el email del tutor, la que da acceso, y desde ella el tutor ve al alumno a su cargo. Si no hay email en ningún sitio, la cuenta se crea igual con un usuario generado.

El alta del acceso se aborta en lugar de crear un acceso incorrecto en dos casos:

• si el email ya está en uso por otra cuenta de esa academia que pertenece a otra persona, no se reutiliza a ciegas;
• si el email corresponde a alguien con un rol incompatible, por ejemplo un profesor o un administrador, no se le añade el rol de alumno o tutor.

En esos casos la administración recibe el aviso correspondiente para resolverlo a mano. Ver Notificaciones.

Resetear la contraseña de un alumno

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: ficha del alumno → menú «Acciones» → «Resetear contraseña». Solo aparece si el alumno tiene cuenta activa.

1. Pulsa «Resetear contraseña». El panel abre la ventana «Restablecer acceso».
2. Copia el «Enlace para establecer contraseña» con el botón de copiar, o deja marcado «Enviar el enlace por email» para que le llegue solo.
3. Confirma con «Aceptar».

Resultado: la contraseña anterior deja de funcionar y se genera un enlace firmado nuevo, válido 48 horas y de un solo uso, con el que el alumno fija su nueva contraseña. En ningún momento se muestra ninguna contraseña.

También se dice: restablecer el acceso, resetear la clave, recuperar la contraseña del alumno.

Revocar y restaurar el acceso al portal de un alumno

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: ficha del alumno → menú «Acciones» → «Revocar acceso» o «Restablecer acceso». Nunca se ofrecen las dos a la vez.

1. Pulsa «Revocar acceso» para cerrarle la entrada: «El alumno no podrá iniciar sesión hasta que le restablezcas el acceso. La cuenta y sus datos se conservan.»
2. Pulsa «Restablecer acceso» sobre una cuenta ya revocada para devolvérsela: «El alumno volverá a poder iniciar sesión.»
3. Confirma.

Resultado: la cuenta se conserva entera en los dos casos; lo único que cambia es si el alumno puede entrar.

También se dice: quitar el acceso, bloquear al alumno, devolverle el acceso.

Generar el informe del alumno en PDF

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: ficha del alumno → menú «Acciones» → «Generar informe».

1. Pulsa «Generar informe».
2. Elige el rango con «Desde» y «Hasta». Vienen puestos el primer día del mes y hoy.
3. Confirma.

Resultado: se abre en otra pestaña el informe del alumno en PDF, con la visión completa para compartir o archivar: dirección y tutores, incidencias y convivencia, certificaciones y reconocimientos, documentación administrativa y comunicaciones con la familia.

También se dice: sacar el informe, imprimir la ficha del alumno, informe en PDF.

Transferir un alumno a otra sede

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Alumnos → menú (⋮) de la fila → «Transferir». La ventana se titula «Transferir a otra academia».

1. Pulsa «Transferir».
2. Elige la Academia de destino.
3. Si quieres, escribe unas Notas.
4. Confirma.

Resultado: la ficha del alumno pasa a la sede elegida. Ojo: los recibos ya emitidos siguen contando en la sede que los emitió.

También se dice: cambiar de sede, mover el alumno, traspasar.

El listado de alumnos

El listado se sirve entero al navegador: ordenar, filtrar, agrupar y paginar se resuelven sobre las filas ya cargadas, sin volver al servidor, así que responden al instante. En sedes muy grandes —más de 2.000 alumnos— el listado vuelve automáticamente a la tabla clásica, servida página a página.

Lo que cada usuario puede hacer sobre cada fila lo decide el servidor: el listado solo pinta las acciones que le llegan autorizadas.

En la barra de herramientas del listado tienes:

• Buscador — busca sobre las filas cargadas. La X de dentro del campo limpia solo el texto escrito.
• Agrupar por — cambia la lista plana por grupos.
• Limpiar filtros — además del buscador, limpia las búsquedas por columna y los filtros de selección.

Arriba del listado hay además una pestaña por temporada, más «Todas» y «Sin temporada», cada una con su número de alumnos.

Agrupar el listado de alumnos

El listado de alumnos se puede agrupar en lugar de verse como una lista plana:

Agrupación	Qué junta
Grupo	Los alumnos de cada clase; quien no tiene matrícula cae en «Sin grupo».
Familia	Los hermanos juntos, es decir, los que comparten un tutor con parentesco Padre o Madre.
Estado	Activos, Con Reserva, Inactivos y Archivados por separado.
Titular del recibo	El tutor que paga lo de cada alumno.
Tarifa	La cuota que tiene asignada.

El profesorado, cuyo listado va recortado de datos económicos, dispone de Grupo, Familia y Estado; «Titular del recibo» y «Tarifa» no se le ofrecen.

Cuántos alumnos activos tiene una sede

Los límites del plan cuentan los alumnos activos de cada sede, y ese recuento no va por la sede de la ficha del alumno sino por dónde da clase: cuenta el alumno que a esa fecha tiene al menos una matrícula vigente con horario en un grupo de esa sede.

• Cada alumno cuenta una sola vez por sede, tenga una matrícula o cinco.
• Un alumno con clases en dos sedes cuenta en las dos. Sumar los recuentos de todas las sedes no da el número de alumnos del centro.
• No cuentan las matrículas sin horario, ni el alumno o el grupo eliminados.

Nada obliga a que un alumno dé clase en la sede de su ficha. Si su ficha es de la sede B y su grupo es de la A, cuenta para el plan de A mientras sus recibos se contabilizan en B. Cada cifra es correcta en lo suyo, pero pueden atribuir el mismo alumno a sedes distintas.

Reservar la plaza de un alumno para un tramo de fechas

Normalmente una matrícula está abierta: el alumno ocupa la plaza de forma indefinida y se le factura la cuota mes a mes mientras siga en el grupo. Cuando solo hace falta reservar la plaza para un tramo concreto —una temporada de refuerzo, unos meses sueltos, una prueba— se acota la matrícula por fechas.

En la ficha del alumno, dentro de la pestaña Datos académicos, cada temporada tiene su propio rango de reserva, con dos fechas:

• Desde — a partir de cuándo ocupa la plaza.
• Hasta — hasta cuándo la ocupa. Si lo dejas vacío, la matrícula queda abierta, como siempre.

Las dos fechas tienen que caer dentro de la temporada elegida, y el fin ser posterior al inicio. Cada temporada del alumno lleva su propio rango, de forma independiente.

Qué implica la reserva de plaza para los recibos y el estado

Para los recibos, solo se factura dentro del rango: no se generan cuotas de meses anteriores al inicio ni posteriores al fin. El fin es exclusivo: la fecha «Hasta» es el primer día que ya no se factura. Para cobrar hasta mayo incluido, pon «Hasta» el 1 de junio.

Para el estado, matricular lo cambia: dar una reserva futura a un alumno inactivo lo pasa a Con Reserva, y darle una que ya está vigente lo pasa a Activo (ver Cómo se calcula el estado de un alumno). El único que no se mueve es el alumno archivado: puedes dejarle una reserva, incluso futura, sin sacarlo del archivo.

Y ojo con la fecha «Hasta», que las dos lecturas la tratan distinto: para facturar es exclusiva —ese día ya no se cobra— pero para el estado es inclusiva, así que el alumno figura Activo ese mismo día y no pasa a Inactivo hasta el siguiente.

Cuando la matrícula de un alumno se repite en la misma franja

Un alumno no puede tener dos matrículas activas que se pisen en la misma franja —mismo grupo, mismo día, misma hora de inicio—, ni siquiera si son de temporadas distintas: sería duplicarle sesiones, asistencia y facturación. Esto se comprueba siempre, venga la matrícula de donde venga.

Lo que ocurre depende de por dónde entres:

• Matriculando de nuevo (curso siguiente, renovación): la tanda anterior de esa misma franja se cierra sola el día antes de que empiece la nueva. No hay que hacer nada.
• Editando una matrícula que ya existe para moverla a una ventana ocupada: se rechaza con el aviso «El alumno ya tiene una matrícula activa que se solapa en esa misma franja (día y hora). Cierra la anterior antes de crear otra.» Hay que cerrar primero la anterior.

Si la matrícula que ocupa el hueco es de una temporada ya terminada, tampoco se puede editar —las temporadas cerradas no admiten cambios—, así que no queda ninguna vía para cerrarla desde el panel.

Cuando el alumno tendría dos clases a la misma hora

Dentro de una misma temporada, no se pueden elegir dos franjas que coincidan en día y tramo horario: «No puedes seleccionar dos sesiones que coincidan en el mismo día y hora: el alumno solo puede estar en una a la vez.»

• Dos franjas contiguas no son un choque: de 16:00 a 17:00 y de 17:00 a 18:00 conviven.
• En temporadas distintas sí se permite la misma hora, porque son cursos consecutivos, no simultáneos.

Esta comprobación vive solo en el formulario del alumno. Si matriculas desde la ficha del grupo, promocionas desde la lista de espera o clonas una temporada, nadie la aplica y el alumno puede acabar con dos clases a la misma hora. El choque suele aflorar la próxima vez que se edite y guarde su ficha, que no dejará guardar hasta deshacerlo.

Tutores de un alumno

Cada alumno puede tener uno o varios tutores o familiares vinculados, desde la pestaña Datos del alumno de su ficha o desde el módulo de Tutores. El parentesco y quién es el contacto principal se definen en cada vínculo alumno–tutor, no en el tutor. Ver Tutores.

Mientras el alumno tenga al menos un tutor vinculado, exactamente uno de ellos es su contacto principal, y no hay que vigilarlo:

• el primer tutor que vinculas queda principal aunque no lo marques;
• marcar a otro desmarca automáticamente al anterior, sin dejar dos a la vez;
• no puedes dejar al alumno sin ninguno: si desmarcas al único principal, el sistema lo vuelve a marcar, o promociona a otro si lo hay;
• si desvinculas o borras al que era principal, el puesto pasa solo a otro tutor: el titular del recibo si está entre ellos y, si no, el tutor más antiguo.

Un alumno sin ningún tutor no tiene contacto principal, que es lo correcto: no hay a quién nombrar. En cuanto le vinculas uno, lo es.

Vincular los tutores de un hermano a un alumno

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Alumnos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: ficha del alumno → pestaña «Datos del alumno» → cabecera de la tabla de tutores → «Vincular familiares». También está en el asistente de alta, en el paso «Datos del alumno».

1. Pulsa «Vincular familiares».
2. Elige el Alumno de la familia del que quieras copiar los tutores.
3. Confirma.

Resultado: se vinculan al alumno todos los tutores del que elijas, cada uno con el parentesco que ya tenía, sin buscarlos uno a uno. El contacto principal de aquel alumno pasa a serlo también de este.

También se dice: copiar los tutores de un hermano, traer la familia, heredar tutores.

Hermanos de un alumno

Dos alumnos se consideran hermanos cuando comparten un tutor cuyo parentesco es Padre o Madre con los dos. No hay que enlazarlos a mano: basta con vincular ese mismo tutor a los dos.

Ojo a la diferencia con «Vincular familiares», que copia cualquier tutor —abuela, tutor legal, «otro»—: si lo que heredas es solo una abuela, tendrás el contacto puesto pero no se encenderán el distintivo de hermanos, la agrupación por familia ni el descuento por hermanos. Para eso hace falta que el tutor compartido sea Padre o Madre.

Dónde se nota el vínculo:

• en el listado de alumnos, los que tienen algún hermano en activo llevan un pequeño icono junto al nombre;
• la tarjeta de perfil, la que sale al pasar el ratón por el nombre, lista sus hermanos en activo;
• se activa el descuento por hermanos de la tarifa, si la academia lo tiene configurado. Ver Tarifas › Descuento por hermanos.

Correo y teléfono de contacto de un alumno

Muchos alumnos, sobre todo menores, no tienen correo ni teléfono propios, y con quien se habla es con la familia. Por eso las columnas Email y Teléfono del listado de alumnos muestran el dato de la familia, buscándolo en este orden y quedándose con el primero que lo tenga:

• el contacto principal, el tutor marcado como tal en el vínculo alumno–tutor;
• cualquier otro tutor que sí tenga ese dato: un contacto principal sin teléfono no deja la columna vacía habiendo otro tutor con él;
• el dato del propio alumno, como último recurso.

Cuando el dato viene de un tutor, la celda lleva un icono y, al pasar el ratón, una etiqueta dice de quién es: el parentesco y el nombre, por ejemplo «Madre: Ana Pérez». Cuando es del propio alumno, la etiqueta lo dice también: «Email del alumno», «Teléfono del alumno».

Para hacer llegar los recibos por email se usa otro correo: el del titular del recibo, que es una decisión distinta de con quién se habla. Ver Recibos y pagos.

Qué no se puede hacer en el módulo de Alumnos

• Recuperar un alumno eliminado: no hay papelera ni pantalla de restauración. Para conservar el rastro, da de baja o archiva en vez de eliminar.
• Retomar un alta de alumno abandonada: lo tecleado en el asistente se pierde si no pulsas «Finalizar».
• Cambiar el estado a mano: no hay campo de estado. Lo lleva el sistema, salvo «Archivar» y «Desarchivar».
• Teclear el email, el teléfono, la fecha de nacimiento o el documento del alumno en su ficha: esos datos se llevan desde el tutor, o entran por la importación.
• Eliminar varios alumnos a la vez: el listado de alumnos no tiene acciones en lote; «Eliminar» va siempre de uno en uno, con su inventario delante.

Problemas frecuentes con los alumnos

«He dado de alta a un alumno y figura como Inactivo»

Por qué pasa. El estado sale de las matrículas, y solo cuenta la que está activa y tiene horario asignado. Un alumno importado, o matriculado sin elegir franja, no tiene ninguna que contar.

Cómo se arregla. Abre Clientes › Alumnos → el alumno → pestaña «Datos académicos» y asígnale un grupo con horario en la temporada que corresponda. El estado se recalcula al guardar.

«Su reserva empieza hoy y sigue apareciendo Con Reserva»

Es el comportamiento esperado. El paso de Con Reserva a Activo por puro calendario lo aplica la pasada de mantenimiento de la madrugada, no el reloj a medianoche.

Qué puedes hacer. Espera a la pasada siguiente, o toca y guarda cualquier matrícula del alumno: eso fuerza el recálculo al instante.

«No encuentro al alumno que empecé a dar de alta ayer»

Por qué pasa. El asistente no crea ningún alumno hasta que se pulsa «Finalizar». Un alta abandonada no llega al listado y el barrido diario la retira a las 24 horas.

Cómo se arregla. Vuelve a darlo de alta desde Clientes › Alumnos → «Nuevo alumno». No hay forma de recuperar lo que se tecleó.

«He archivado a un alumno y quiero devolverlo a sus clases»

Por qué pasa. Archivar cierra las matrículas activas del alumno, y desarchivar no las recupera: solo lo devuelve al cálculo automático de estado.

Cómo se arregla. Desarchívalo desde el menú (⋮) y vuelve a matricularlo en la pestaña «Datos académicos» de su ficha.

«No me deja poner al alumno en dos clases del mismo día y hora»

Es el comportamiento esperado. Dentro de una misma temporada el alumno solo puede estar en un sitio a la vez, así que el formulario rechaza dos franjas que coincidan en día y tramo.

Qué puedes hacer. Elige una de las dos, o franjas contiguas, que sí conviven. En temporadas distintas la misma hora sí se admite.

«Quiero recuperar a un alumno que eliminé»

Hoy no se puede. «Eliminar» destruye al alumno y todo su historial, recibos incluidos, y no hay papelera de la que sacarlo.

Cómo hacerlo mientras tanto. Hay que darlo de alta otra vez a mano. Para los siguientes, usa «Dar de baja» o «Archivar», que conservan todo.