Recibos

El módulo de Recibos sirve para emitir los recibos de las cuotas de la academia, registrar sus cobros y seguir los impagos. Reúne la generación mensual, las reservas a cuenta, los expedientes de impago con sus recordatorios y las exportaciones para la gestoría; las domiciliaciones bancarias van en Remesas SEPA y el cobro online en Pasarelas de pago.

También se conoce como: facturas, facturación, cobros, cuotas, justificantes de pago, morosidad.

Dónde está el módulo de Recibos

Administración › Recibos

Los expedientes de impago están en Administración › Impagos, y los avisos de impago pendientes de revisar, en Administración › Aprobación de avisos de impago.

Quién puede usar el módulo de Recibos

• Administrador de la cuenta: lo usa entero.
• Empleados: solo con el módulo «Recibos» concedido en su perfil. De los perfiles que trae la cuenta, Recepcionista y Gerente lo incluyen; Coordinador no. Impagos y Aprobación de avisos de impago piden además el módulo «Casos de deuda», que solo trae Gerente.
• Profesores: no lo ven, salvo que su perfil de empleado les conceda esos módulos.
• Alumnos y tutores: no entran. Un tutor consulta sus recibos y descarga en PDF los enviados, pagados o vencidos desde Mi portal › Mis recibos, si la sede tiene activado el «Portal de familias».

Además, la sede tiene que tener encendido el módulo «Recibos»: Empresa › Academias → la sede → pestaña Módulos → sección Finanzas. Si está apagado, el menú no aparece y esa sede no emite recibos.

Qué es un recibo y qué no

Isiscampus emite recibos: justificantes de pago de las cuotas de la academia. No son facturas y no tienen validez fiscal por sí mismos. La factura oficial, cuando procede, la emite la gestoría a partir de estos recibos, con el fichero de «Exportar los recibos para la gestoría».

El PDF de cada recibo lo deja explícito al pie: «Este documento es un justificante de pago y no tiene la consideración de factura.» El PDF muestra solo el importe total, sin desglose de IVA, y va a nombre del alumno: el tutor pagador no aparece en el documento.

Datos de un recibo

Campo	Qué es	Obligatorio
Número de recibo	Se asigna solo al crear el recibo, de la serie de recibos de la sede que corresponde al método de pago preferido del alumno.	No: es automático
Alumno	Alumno al que se cobra el recibo.	Sí
IVA (%)	Tipo de IVA del recibo, de 0 a 100. Viene a 0.	No
Fecha de emisión	Viene con la fecha de hoy.	Sí
Fecha de vencimiento	Viene a 30 días vista y tiene que ser posterior a la de emisión.	Sí
Notas	Texto libre. Se imprime al pie del PDF.	No

Líneas de un recibo

Cada recibo lleva una o varias líneas en la sección Líneas. Se añaden con «Añadir línea» y se pueden reordenar.

Campo	Qué es	Obligatorio
Descripción	Concepto que se cobra.	Sí
Tipo	Mensualidad, Matrícula u Otro. Las líneas de reserva las pone el sistema y no se eligen a mano.	No
Cantidad	Viene a 1.	No
Precio unitario (€)	Admite importes negativos.	No
IVA línea (%)	Tipo de IVA de la línea.	No
Total línea (€)	Cantidad por precio unitario. Se calcula solo.	No

La sección Totales muestra el Subtotal y el Total (con IVA) mientras se rellenan las líneas.

Estados de un recibo

Estado	Qué significa	Cómo se llega a él
Borrador	Recién creado: se puede modificar entero.	Al crearlo a mano o al generar los recibos del mes.
Enviado	Emitido y pendiente de cobro. Sus datos y sus líneas ya no cambian.	«Marcar enviada», «Enviar por email» o el envío automático; también al quitar la marca de vencido o al borrar un pago de un recibo pagado.
Pagado	Cobrado entero.	«Marcar pagada», un pago que salda el recibo, una remesa liquidada o una reserva que cubre el recibo.
Vencido	Enviado y con el vencimiento pasado. Tiene expediente de impago.	La detección de vencidos, «Abrir caso» o un cobro domiciliado devuelto o fallido.
Cancelado	Anulado: conserva su historial, pero no cuenta como ingreso ni como deuda.	«Cancelar recibo».

Qué cambia en un recibo ya emitido

Un recibo emitido (Enviado, Pagado o Vencido) muestra el aviso «Recibo emitido: sus datos y sus líneas ya no pueden modificarse.» Quedan bloqueados el número, la fecha de emisión, el IVA, las líneas y los importes. Se pueden seguir cambiando la Fecha de vencimiento y las Notas.

El estado no se edita a mano en ningún recibo: lo mueven sus acciones («Marcar enviada», «Registrar pago», «Abrir caso», «Cancelar recibo»…), como recuerda la ficha bajo el campo Estado.

Crear un recibo a mano

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Recibos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Recibos → botón «Crear Recibo». Antes de empezar: la sede del alumno tiene que tener encendido el módulo «Recibos» y no estar archivada.

1. Pulsa «Crear Recibo».
2. Elige el Alumno y revisa las fechas de emisión y de vencimiento.
3. Rellena las Líneas. Pulsa «Añadir línea» para añadir más.
4. Pulsa «Crear recibo».

Resultado: el recibo queda en Borrador, con su número asignado, y vuelves al listado. Para registrarle pagos, ábrelo con «Editar».

Si falla:

• «La sede de este alumno no puede emitir recibos: tiene el módulo de facturación apagado o está archivada.»: enciende el módulo «Recibos» de esa sede, o reactívala, y vuelve a crearlo.

También se dice: hacer un recibo, emitir una factura, cobrar una cuota suelta.

Generar los recibos del mes

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Recibos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Recibos → menú «Acciones» → «Generar recibos del mes».

1. Elige el Mes y el Año. La Fecha de vencimiento se ajusta sola al último día de ese mes; puedes cambiarla.
2. Confirma.

Resultado: se crea un recibo en Borrador por cada alumno y sede con tarifas activas ese mes, solo en la sede elegida en la barra superior (en todas, si no hay ninguna elegida). Se saltan los alumnos que ya tienen un recibo no cancelado de ese mes y las sedes con el módulo «Recibos» apagado. El aviso dice cuántos recibos se han generado, o «No hay planes activos nuevos para emitir» en ese mes.

También se dice: facturar el mes, emitir las mensualidades, remesar las cuotas.

Qué lleva un recibo mensual

• Una línea Mensualidad por cada tarifa activa del alumno en esa sede, con el descuento que tenga su tarifa y, si la tarifa lo prevé y el alumno tiene un hermano en activo ese mes, el descuento por hermanos.
• Una línea Matrícula la primera vez que se factura una tarifa que cobra matrícula.
• Una línea negativa por cada reserva a cuenta que se aplique (ver «Aplicar una reserva a los recibos mensuales»).

Si una reserva cubre el recibo entero, el recibo nace ya Pagado. Por cada recibo generado, el alumno —o su tutor principal, si el alumno no tiene cuenta— recibe el aviso «Nuevo recibo» en el panel.

Generación automática de recibos

En las sedes con el plan Pro, el mantenimiento diario genera los recibos del mes solo. Cada día factura a los alumnos cuyo Día emitida ya ha llegado; ese día se configura en la ficha del alumno, pestaña Recibos. Si el día no existe en el mes (un 31 en febrero), se factura el último día. Una pasada perdida se recupera en la siguiente sin duplicar: cada alumno tiene como mucho un recibo no cancelado por mes.

Los recibos de los alumnos con la entrega «Por email» se envían por correo, con el PDF adjunto, y pasan a Enviado. El resto se quedan en Borrador para enviarlos a mano. En las demás sedes no hay generación automática: se usa «Generar recibos del mes».

Enviar un recibo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Recibos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Recibos → menú (⋮) de la fila del recibo → «Marcar enviada». Antes de empezar: el recibo, en Borrador, y su sede, capaz de emitir.

1. Pulsa «Marcar enviada».
2. Para mandarlo por correo, activa Enviar por email.
3. Pulsa «Marcar enviada» en la ventana.

Resultado: el recibo pasa a Enviado y ya no se puede modificar. Con Enviar por email sale con el PDF al email del Titular del recibo del alumno o, sin titular, al del propio alumno. Sin email avisa «No se ha podido enviar por email: sin alumno o tutor con email registrado», y el recibo queda enviado igual.

También se dice: emitir o mandar un recibo.

Enviar varios recibos por email

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Recibos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Recibos → marca los recibos → «Enviar por email».

1. Marca los recibos que quieras enviar.
2. Pulsa «Enviar por email» y confirma.

Resultado: cada recibo marcado sale por correo, con el PDF adjunto, al titular del recibo o al alumno. Los que estaban en Borrador se emiten antes y pasan a Enviado; los ya emitidos se reenvían sin cambiar de estado. Se omiten los anulados, los que no tienen email y los de sedes que no pueden emitir, y el aviso final dice cuántos se han enviado y cuántos se han saltado por cada motivo.

En el mismo sitio, «Exportar selección CSV» descarga en un CSV los recibos marcados.

También se dice: mandar los recibos en bloque, envío masivo de recibos.

Reenviar un recibo por email

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Recibos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Recibos → menú (⋮) de la fila del recibo → «Reenviar por email». También en la ficha del recibo → «Acciones». Antes de empezar: el recibo tiene que estar Enviado, Vencido o Pagado.

1. Pulsa «Reenviar por email».
2. Comprueba el nombre y el email que muestra la ventana, y confirma.

Resultado: sale con el PDF adjunto al email que tiene ahora la ficha del Titular del recibo o, sin titular, la del alumno. El estado no cambia. Si el primer envío falló por un email mal escrito, corrígelo en la ficha y reenvía desde aquí: «Enviar ahora», en «Correos registrados», repite la dirección antigua.

También se dice: volver a mandar un recibo, reenviar la factura.

Marcar un recibo como pagado

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Recibos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Recibos → menú (⋮) de la fila del recibo → «Marcar pagada». Antes de empezar: el recibo tiene que estar Enviado o Vencido.

1. Pulsa «Marcar pagada».
2. Revisa el Método de cobro (viene el método de pago preferido del alumno) y la Fecha de cobro. El Importe es lo que queda por cobrar.
3. Si quieres mandarle el recibo, activa Enviar por email.
4. Pulsa «Confirmar cobro».

Resultado: se registra un pago por el saldo pendiente, el recibo pasa a Pagado y su expediente de impago abierto, si lo tenía, se da por resuelto.

También se dice: cobrar un recibo, dar por cobrado, saldar un recibo.

Registrar un pago en la ficha del recibo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Recibos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Recibos → menú (⋮) de la fila del recibo → «Editar» → botón «Registrar pago». Antes de empezar: el recibo, sin cancelar y con saldo. Un borrador, solo si su sede puede emitir.

1. Pulsa «Registrar pago».
2. Elige el Método de pago y la Fecha de cobro.
3. Revisa el Importe: viene con el saldo pendiente, que es el máximo.
4. Si quieres, anota la Referencia / Nº transferencia o cambia el Estado: Completado, Pendiente, Fallido o Devuelto.
5. Pulsa «Registrar pago».

Resultado: el pago sale en la sección Pagos, con lo Pagado y el Saldo pendiente. Si un pago completado deja el saldo a cero, el recibo pasa a Pagado y su expediente de impago se resuelve.

Si falla:

• «Ya hay un cobro de este recibo con esa referencia.»: usa otra.

También se dice: pago parcial, anotar una transferencia.

Borrar un pago de un recibo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Recibos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Recibos → la ficha del recibo → sección Pagos → «Eliminar» junto al pago. ¿Se puede deshacer?: no. Si te equivocas, vuelve a registrar el pago.

1. Pulsa «Eliminar» junto al pago.
2. Confirma en la ventana «Eliminar pago».

Qué se pierde y qué se conserva: el pago desaparece de la ficha. Si el recibo estaba Pagado y deja de estar cubierto, vuelve a Enviado.

También se dice: quitar un cobro, anular un pago.

Editar un recibo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Recibos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Recibos → menú (⋮) de la fila del recibo → «Editar».

1. Cambia los campos que necesites.
2. Pulsa «Guardar cambios».

Qué no se puede cambiar: en un recibo emitido, el número, la fecha de emisión, el IVA y las líneas; sí la fecha de vencimiento y las notas. El estado no se edita en ningún recibo.

El botón «Cancelar» de la ficha solo vuelve al listado sin guardar: para anular el recibo está «Cancelar recibo», en el menú «Acciones». Desde ese mismo menú se descarga el PDF.

También se dice: modificar un recibo, cambiar el vencimiento, corregir un recibo.

Cancelar un recibo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Recibos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Recibos → «Editar» en el recibo → menú «Acciones» → «Cancelar recibo». ¿Se puede deshacer?: no. Un recibo cancelado no se puede volver a abrir. Alternativa: si solo lo marcaste como vencido por error, usa «Quitar la marca de vencido».

1. Pulsa «Cancelar recibo».
2. Confirma con «Confirmar cancelación».

Qué se pierde y qué se conserva: el recibo pasa a Cancelado: deja de contar como ingreso o como deuda pendiente, pero conserva su historial. Su expediente de impago abierto se da por resuelto. Si incluía la cuota de matrícula, esa cuota vuelve a poder facturarse, y el mes de ese alumno se puede volver a generar. Los recibos no se borran: cancelar es la única forma de retirar uno.

También se dice: anular, borrar o eliminar un recibo, dar de baja una factura.

Quitar la marca de vencido de un recibo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Recibos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Recibos → «Editar» en el recibo → menú «Acciones» → «Quitar la marca de vencido». Antes de empezar: el recibo tiene que estar Vencido.

1. Pulsa «Quitar la marca de vencido».
2. Confirma con «Quitar la marca».

Resultado: el recibo vuelve a Enviado y su expediente de impago abierto se da por resuelto. La fecha de vencimiento no cambia: si el recibo sigue vencido de verdad, la detección de vencidos lo volverá a marcar.

También se dice: desmarcar vencido, sacar un recibo de morosidad.

Abrir un caso de impago desde el listado de recibos

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Recibos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Recibos → menú (⋮) de la fila del recibo → «Abrir caso». Antes de empezar: el recibo tiene que estar Enviado o Vencido y no tener ya un expediente abierto.

1. Pulsa «Abrir caso». No pide confirmación.

Resultado: el recibo pasa a Vencido y se abre su expediente en Administración › Impagos, aunque su vencimiento todavía no haya pasado. Si ha sido por error, usa «Quitar la marca de vencido».

También se dice: marcar como moroso, abrir expediente de deuda.

Detección de los recibos vencidos

El mantenimiento diario revisa todas las sedes, sea cual sea su plan: cada recibo Enviado, con importe mayor que cero y con la fecha de vencimiento anterior a hoy, pasa a Vencido y se le abre un expediente de impago. Si se han abierto expedientes nuevos, los administradores de la cuenta reciben un correo de recibos vencidos detectados con el botón «Ver casos de impago».

Los recibos en borrador, pagados o cancelados no se tocan, y un recibo a 0 € no entra nunca en mora.

Detectar los recibos vencidos a mano

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Recibos» concedido (desde Recibos) o con «Casos de deuda» (desde Impagos). Quién no: los profesores sin esos módulos, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Recibos → menú «Acciones» → «Detectar vencidos», o Administración › Impagos → botón «Detectar recibos vencidos».

1. Pulsa el botón.
2. Confirma.

Resultado: se aplica el mismo criterio que la detección diaria, solo a la sede elegida en la barra superior. Desde Recibos avisa «N recibos marcados como vencidos y casos de morosidad abiertos» o «No hay recibos vencidos pendientes de procesar»; desde Impagos, cuántos recibos vencidos ha procesado y cuántos casos nuevos ha abierto.

También se dice: buscar morosos, pasar los vencidos.

Expedientes de impago

Cuando un recibo vence se abre un expediente de impago con el alumno y el recibo, para seguir el cobro hasta cerrarlo. Están en Administración › Impagos, y el número junto al menú cuenta los abiertos.

El listado muestra Alumno, Recibo, Importe, Venció, Días de retraso, Acciones (cuántas gestiones lleva) y Estado, y abre filtrado en los expedientes abiertos. Como el resto del módulo, se acota a la sede elegida en la barra superior.

Para usarlo hace falta el módulo «Casos de deuda» en el perfil y el módulo «Recibos» encendido en la sede.

Estados de un expediente de impago

Estado	Qué significa	Cómo se llega a él
Abierto	Deuda viva, en seguimiento.	Al vencer el recibo, con «Abrir caso» o cuando un cobro domiciliado vuelve devuelto o fallido.
Resuelto	Cerrado.	«Marcar resuelto», o al cobrar, cancelar o quitar la marca de vencido del recibo.
Saneado	Deuda descartada como irrecuperable.	«Sanear».

Registrar una gestión de cobro en un expediente

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Casos de deuda» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Impagos → menú (⋮) del expediente → «Ver acciones» → «Registrar acción».

1. Pulsa «Registrar acción».
2. Elige el Tipo de acción: llamada telefónica, email recordatorio, SMS, carta certificada o vía legal.
3. Revisa la Fecha y hora (viene la actual) y, si quieres, escribe Notas.
4. Pulsa «Crear».

Resultado: la gestión queda en Acciones realizadas, dentro del expediente. Una gestión mal apuntada se quita con «Borrar» en su fila.

También se dice: anotar una llamada, dejar constancia de un intento de cobro.

Cerrar un expediente de impago

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Casos de deuda» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Impagos → menú (⋮) del expediente → «Marcar resuelto» o «Sanear». ¿Se puede deshacer?: no hay ninguna acción para reabrir un expediente cerrado.

1. Pulsa «Marcar resuelto» o «Sanear».
2. Confirma. «Sanear» avisa antes: «Se marcará como irrecuperable. Úsalo solo cuando se descarta la deuda definitivamente.»

Resultado: el expediente pasa a Resuelto o Saneado. El recibo no cambia de estado y sigue Vencido: si has cobrado, registra el pago en el recibo, que ya cierra el expediente por sí solo.

También se dice: cerrar la deuda, dar por incobrable, dar de baja la deuda.

Enviar un recordatorio de pago a mano

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Casos de deuda» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Impagos → menú (⋮) del expediente → «Enviar recordatorio». Antes de empezar: el expediente tiene que estar Abierto.

1. Pulsa «Enviar recordatorio».
2. Confirma.

Resultado: sale en ese momento, por email, el siguiente recordatorio al pagador, sin pasar por la aprobación, y queda anotado como gestión en el expediente. Avisa «Recordatorio enviado al pagador.»

Si falla:

• «No se envió: el alumno no tiene un pagador con cuenta notificable.»: ni el alumno ni su tutor principal tienen cuenta en el panel.

También se dice: reclamar un recibo, mandar un aviso de pago.

Borrar expedientes de impago

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Casos de deuda» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Impagos → marca los expedientes → «Borrar seleccionados». ¿Se puede deshacer?: no desde el panel. El expediente se archiva en lugar de destruirse, pero no hay ninguna acción para recuperarlo. Alternativa: «Marcar resuelto» o «Sanear» cierran el expediente y lo conservan con su historial.

1. Marca los expedientes que quieras borrar.
2. Pulsa «Borrar seleccionados» y confirma.

Qué se pierde y qué se conserva: los expedientes desaparecen del listado de Impagos.

También se dice: eliminar un caso de deuda, quitar un expediente.

Recordatorios de pago automáticos

En las sedes con el plan Pro, el mantenimiento diario manda recordatorios escalonados por cada expediente abierto de un recibo vencido, contados en días desde el vencimiento:

• El día del vencimiento: «Recordatorio: recibo … pendiente de pago».
• A los 3 días: «Segundo aviso: recibo … pendiente de pago».
• A los 7 días: «Aviso de administración: recibo … impagado».

Cada recordatorio sale solo por email, a la cuenta del alumno o, si no la tiene, a la de su tutor principal, y queda anotado como gestión en el expediente. Si no hay cuenta a la que escribir, el aviso queda Fallido. Según el «Modo de cobro automático» de la sede, el recordatorio sale solo o espera aprobación. Cuando un cobro domiciliado vuelve devuelto, el siguiente recordatorio se prepara en el acto, sin esperar a la pasada diaria.

Elegir si los recordatorios se aprueban antes de salir

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Academias» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Empresa › Academias → la sede → pestaña Avanzado → pestaña Notificaciones → sección Alumnos y familias → campo «Modo de cobro automático».

1. Elige Supervisado o Activo.
2. Pulsa «Guardar automatización».

Resultado: con Supervisado, el valor que viene de fábrica, cada aviso de impago espera en Administración › Aprobación de avisos de impago y no sale a ninguna familia sin que lo apruebes. Con Activo, los avisos salen a las familias sin revisión. Se confirma con «Configuración de automatización guardada».

También se dice: revisar los avisos de impago, automatizar el cobro.

Aprobar o rechazar avisos de impago

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Casos de deuda» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Aprobación de avisos de impago → botón «Aprobar» o «Rechazar» de la fila.

1. Revisa el aviso: Pagador (al pasar el ratón sale la tarjeta del alumno), Academia (la sede del alumno), Número de recibo, Total, Paso, Días de margen y Programado para.
2. Pulsa «Aprobar» o «Rechazar» y confirma.

Resultado: al aprobar, el recordatorio sale por email en ese momento y avisa «Aviso aprobado y enviado.» Al rechazar, no sale nunca y avisa «Aviso rechazado.» La lista muestra solo los avisos pendientes de aprobación de la sede elegida en la barra superior; el número junto al menú dice cuántos quedan.

También se dice: revisar recordatorios de pago, cola de avisos de impago.

Impacto del cobro

En el panel principal, la pestaña Dinero incluye el bloque Impacto del cobro: compara la situación antes y después de activar los recordatorios automáticos. Lo ve quien tenga el módulo «Casos de deuda», y se acota a la sede elegida en la barra superior.

• Días hasta el cobro: cuánto se tarda en cobrar un recibo, antes y después.
• Tasa de recuperación: qué parte de los expedientes acaba cobrándose, medida sobre los que ya llevan cierto número de días desde el vencimiento.
• Deuda: importe Inicial, Recuperada, Pendiente e Incobrable.

La línea base es el primer recordatorio enviado. Mientras no se haya enviado ninguno, el bloque lo dice y muestra solo la deuda.

Registrar una reserva a cuenta

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con los módulos «Alumnos» y «Recibos» concedidos. Quién no: los profesores sin esos módulos, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Alumnos → el alumno → pestaña Recibos → botón «Registrar reserva». Antes de empezar: la sede del alumno tiene que poder emitir recibos; si no, el botón no aparece.

1. Pulsa «Registrar reserva».
2. Escribe el Importe y elige el Método de pago (solo salen los activos de la sede del alumno) y la Fecha de cobro.
3. Si quieres, añade Notas adicionales.
4. Confirma.

Resultado: avisa «Reserva registrada». Se crea un recibo cobrado con la línea «Reserva de plaza», así que entra en la caja del día en que se cobra como cualquier otro pago. Su saldo se ve en la columna Saldo de reserva de esa misma tabla.

También se dice: señal, anticipo, depósito, pagar por adelantado, reservar la plaza.

Aplicar una reserva a los recibos mensuales

Al generar los recibos del mes, las reservas con saldo que el alumno tenga en esa sede se descuentan solas, de la más antigua a la más nueva, con una línea negativa «Aplicación de reserva (recibo …)». Nunca se descuenta más de lo que vale el recibo: si la reserva lo cubre entero, el recibo nace Pagado y no llega a vencer, y lo que sobra se queda para el mes siguiente.

Si se cancela el recibo que aplicó la reserva, la reserva recupera ese saldo.

Dar por perdida o reactivar una reserva

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con los módulos «Alumnos» y «Recibos» concedidos. Quién no: los profesores sin esos módulos, los alumnos y los tutores. Dónde: Clientes › Alumnos → el alumno → pestaña Recibos → menú (⋮) de la fila de la reserva → «Dar por perdida» o «Reactivar».

1. Pulsa «Dar por perdida», escribe el Motivo y confirma.
2. Para deshacerlo, pulsa «Reactivar» en la misma fila y confirma.

Resultado: una reserva perdida deja su saldo a cero sin mover dinero ni emitir ningún documento, y la columna Saldo de reserva muestra «Perdida» con la fecha; el motivo sale al pasar el ratón. «Reactivar» le devuelve el saldo.

También se dice: perder la señal, anular el anticipo.

La sede de un recibo

Un recibo pertenece a una sede: la del alumno si se crea a mano, o la de la tarifa facturada si sale de la generación mensual. Al emitirlo, esa sede queda fijada y ya no cambia aunque el alumno se mueva después a otra. Consecuencia práctica: lo que un alumno pagó en su sede anterior sigue contando como ingreso de aquella sede.

Esa sede es la que manda al elegir sede en la barra superior en los listados de recibos e impagos, en el cierre de caja, en la remesa en la que se puede domiciliar, en la exportación para la gestoría y en la configuración de correo con la que salen sus recordatorios.

El PDF usa los datos de esa sede —logo, razón social, IBAN, BIC, titular de la cuenta y notas— tal como estén en su ficha al descargarlo: si cambias la ficha de la sede, los recibos ya emitidos se descargan con los datos nuevos.

Correos de los recibos

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Registro de correo» concedido. Dónde: Empresa › Plantillas de correo.

El asunto y el texto de los correos se redactan por sede, la elegida en la barra superior. Del cobro hay cuatro plantillas: el recibo enviado por email al titular, el recordatorio de pago, el aviso de recibos vencidos a los administradores y el aviso de pago devuelto. Los importes se escriben con el formato español (1.234,56 €).

Cobro online de un recibo

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Recibos» concedido. Dónde: Administración › Recibos → menú (⋮) de la fila del recibo → «Pagar online».

La opción sale en los recibos Enviados o Vencidos cuando hay alguna pasarela activada. Hoy solo anota un intento de cobro pendiente: no conecta con la pasarela ni cobra nada. El detalle está en Pasarelas de pago.

Exportar los recibos a CSV

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Recibos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Recibos → menú «Acciones» → «Exportar CSV».

1. Pulsa «Exportar CSV». El fichero se descarga en una pestaña nueva.

Resultado: un CSV con todos los recibos de la sede elegida en la barra superior (de todas, si no hay ninguna elegida), en cualquier estado: no aplica los filtros ni la pestaña de temporada del listado. Trae Nº Recibo, Alumno, Email alumno, Fecha emisión, Fecha vencimiento, Subtotal, IVA (%), IVA (€), Total y Estado. Para exportar solo algunos, márcalos en el listado y usa «Exportar selección CSV».

También se dice: descargar los recibos, sacar un Excel de recibos.

Exportar los recibos para la gestoría

Quién puede: el administrador de la cuenta y los empleados con el módulo «Recibos» concedido. Quién no: los profesores sin ese módulo, los alumnos y los tutores. Dónde: Administración › Recibos → menú «Acciones» → «Exportar para gestoría».

1. Pulsa «Exportar para gestoría». El fichero se descarga en una pestaña nueva.

Resultado: un CSV (libro fiscal) con un asiento por recibo emitido —Enviado, Pagado o Vencido; sin borradores ni cancelados— de la sede elegida en la barra superior. Trae Nº Recibo, Fecha emisión, NIF emisor, Nombre fiscal, NIF pagador, Domicilio, Base imponible, IVA (%), Cuota IVA, Total, Estado, Cobrado, Fecha cobro y Método de pago. Los datos fiscales son los del titular al emitir el recibo. Separa las columnas con punto y coma. Desde el panel no se elige rango de fechas: salen todos.

También se dice: libro fiscal, facturas para la gestoría.

Qué no se puede hacer en el módulo de Recibos

• Borrar un recibo: el panel no borra recibos. Para retirar uno, cancélalo con «Cancelar recibo».
• Reabrir un recibo cancelado: crea uno nuevo a mano.
• Rectificar un recibo emitido: no hay recibo rectificativo. Cancélalo y crea otro a mano, con importes negativos si hace falta.
• Cambiar las líneas o el importe de un recibo emitido: solo se pueden cambiar el vencimiento y las notas.
• Emitir recibos en una sede con el módulo «Recibos» apagado o archivada: enciéndelo o reactiva la sede.
• Cambiar los días de los recordatorios automáticos: son siempre el día del vencimiento, a los 3 y a los 7 días.
• Elegir un rango de fechas en las exportaciones: salen todos los recibos de la sede elegida.

Problemas frecuentes con los recibos

«No me sale “Marcar enviada” en un recibo»

Por qué pasa. «Marcar enviada» solo sale en los borradores, y solo si la sede del recibo puede emitir: con el módulo «Recibos» apagado o la sede archivada, la opción desaparece. Al abrir la ficha del recibo, un aviso lo explica.

Cómo se arregla. Enciende el módulo «Recibos» en Empresa › Academias → la sede → pestaña Módulos, o reactiva la sede. Si el recibo ya está emitido y quieres mandarlo otra vez, usa «Reenviar por email».

«He cancelado un recibo por error»

Hoy no se puede. Un recibo cancelado no se puede volver a abrir.

Cómo hacerlo mientras tanto. Crea a mano un recibo nuevo con las mismas líneas. Si era una mensualidad, «Generar recibos del mes» vuelve a crearlo, porque el recibo cancelado ya no cuenta.

«Los recibos automáticos no han llegado por email»

Por qué pasa. Solo se envían solos los recibos generados automáticamente en sedes con el plan Pro, de alumnos con la entrega «Por email» y un email al que mandarlo. El resto se quedan en Borrador.

Cómo se arregla. Revisa la entrega y el Titular del recibo en la pestaña Recibos de la ficha del alumno, y envía los borradores con «Marcar enviada» o «Enviar por email».

«El recordatorio de impago no le ha llegado a la familia»

Por qué pasa. Con el modo Supervisado, cada recordatorio espera a que alguien lo apruebe. También puede haber quedado Fallido porque ni el alumno ni su tutor principal tienen cuenta en el panel.

Cómo se arregla. Apruébalo en Administración › Aprobación de avisos de impago, o cambia el «Modo de cobro automático» de la sede a Activo.